arti seorang mantan

~ ARTI MANTAN BUATKU ~

"Seorang MANTAN bagiku adalah
seorang GURU dalam hidupku..
"Meskipun terasa sakit bila
mengenangnya..
"Namun banyak pelajaran yg ku
ambil darinya...

"Di Mana dia telah melukis
keindahan dalam hidupku..
"Meski kini lukisan itu penuh
warna kusam Karna air mata..

"Namun kini ku mengerti arti
derita cinta..
"Kalau tidak ada yg menyakiti
kita...

"Dari mana kita tau arti
menyayangi dan menghargai..

"Karna hanya dengan saling
menghargai, memahami dan saling Mengerti hubungan kita akan tetap langgeng serta abadi untuk selama lamanya,kecuali salah satu dari kita Tidak bisa SETIA.

Microsoft Office dapat digunakan di ponsel android secara gratis

Phandroids Android, menunggu lama Anda akhirnya berakhir. Produktivitas andalan Suite Microsoft akhirnya tersedia pada ponsel Google rasa.

Diam-diam mengakui bahwa tak seorang pun akan beralih ke Windows Phone hanya supaya mereka dapat mengedit presentasi PowerPoint dengan jempol mereka, Microsoft hari ini secara resmi dibuat Office tersedia untuk ponsel Android, gratis. (Ini telah tersedia untuk tablet Android sejak Februari.) Sebuah versi preview telah tersedia di Google Play Store sejak pertengahan Mei.

Sekarang Anda dapat mengambil dokumen Anda berbobot Word, mengesankan spreadsheet Excel, dan presentasi PowerPoint gemilang dengan Anda, mengeditnya di ponsel Android Anda, dan kemudian berbagi semua yang Microsofty kebaikan dengan rekan-rekan Anda. Ketika Anda membuka file di komputer Anda, semua perubahan Anda akan berada di sana, diformat dengan benar.

Microsoft membuat versi Office gratis untuk penggunaan pribadi. Jika Anda ingin menggunakannya secara komersial, Anda harus berlangganan dibayar untuk Office 365 ($ 10 per bulan, atau $ 100 per tahun). Versi premium juga akan memberikan beberapa fitur tambahan di Android Office, seperti kemampuan untuk melacak mengedit perubahan di Word atau keterangan slide menggunakan tinta PowerPoint dan menyimpan informasi.

Untuk itu untuk bekerja, tentu saja, Anda harus menyimpan dokumen Anda di awan. microsoft office untuk posel android dapat terhubung ke sebagian besar layanan penyimpanan awan besar, termasuk Google Drive, Box, Dropbox, dan Microsoft Sharepoint atau onedrive (jelas), tapi tidak iCloud.

Anda dapat secara manual membubuhi keterangan slide PowerPoint dengan 'tinta' gratis, tapi menyimpan penjelasan akan dikenakan biaya. (Microsoft)

Microsoft office untuk ponsel Android akan bekerja pada handset Android yang menjalankan KitKat (Android 4.4) dan Lollipop (5.x); Microsoft mengatakan hal itu juga akan mendukung versi yang akan datang Google Android, yang dikenal hari ini hanya sebagai "M," bila telah tersedia. office akan datang dimuat pada ponsel Android dari pembuat handset utama - seperti Samsung, LG, dan Sony - akhir tahun ini.

Filling

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat surat, catatan catatan, perhitungan perhitungan, grafik grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Mengapa suatu Filing diperlukan dalam suatu perusahaan ?

dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan,pengembangan perusahaan, maupun kemajuan dan perubahan organisasi.

Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyankut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manager sangat perlu diperhatikan.

FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang sewaktu waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan.

FILING yang dibuat setepat tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS

Papers tersebut antara lain :
- Surat pembayaran barang
- Surat penerimaan barang
- Surat hutang
- Surat asuransi
- Surat penjualan barang
- Surat pengiriman barang dll

PENYUSUNAN PAPERS KE DALAM FILE

Untuk menunjang keamanan penyimpanan papaers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya :

system penyusunan papers menurut abjad

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :

Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya

Masalah yang akan dibahas, topic yang dibicarakan

Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topic ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topic atau nama yang lainya.

2.  system penyusunan papers menurut subyek

Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal ini surta atau subyek pokoknya jadi tidak semata mata abjadnya saja.

3.  system penyusunan papers menurut nomor

Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian bagian yang berbeda) dari masing masing file yang dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan ini biasa digunakan untuk paper-papers seperti cek, wesel atau surat surat berharga lainnya.

4.  system penyusunan papers menurut daerah

File ini digunakan pada instansi atau perusahaan yang mempunyai kantor cabang.
Manfaat penggunaan system file ini yaitu dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing-masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja, oengahasilan , biaya perseorangan yang dibutuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.

5.  system penyusunan papers menurut waktu

Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa system ini sangat ditunjang keberhasilannya dengan memakai system tabs.
Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagiahan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespondensi dan sebagainya.
Manfaat system ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, beberapa jumlahnya dan berapa denda atau biaya ditanggung dalam jangka waktu pendek, kapan saat mendesaknya dan sebagainya.

PERKEMBANGAN PENYIMPANAN DATA

Perkembangan penyimpanan data yang diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu waktu dapat diambil dengan mudah cepat berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi.
Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyimpanan data adalah perkembangan teknologi di bidang teknik computer dimana dengan perkembangan teknologi computer maka sekarang dapat digunakannya mesin mesin electronic data processing, pita suara, laser disc, compact disc dsb. Ada batas batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau diperlukan surat surat tertentu kita masukkan kedalam suatu file. Kebijaksanaan tersebut yaitu maslah bagaimana penerapan suatu system filing benar benar tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan penyimpanan suatu papaers dapat kita pelajari dalam kebijaksanaan di bidang Records Retention Schedule.

Sumber :

http://argienanlenka.blogdetik.com/2010/07/17/pengertian-filing/

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1.1 Pengertian Komunikasi

            Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adana komunikasi maka seorang bisa berhubugnan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambahkan wawasan seseorang dalam bekerja ataupun menjalani kehiduppan sehari-hari maka untuk membina hubungan kerja antara pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

            Di bawah ini ada beberapa pendapat yang mendefinisikan komunikasi secara terpisah diantaranya :

1. Keith Davis

     comunication is the process of passing information and understanding from one person to another

     komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain.

 2. Chester I Barnard

     komunikasi adalah suatu alat dimana orang-orang yang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisasiuntuk mencapai tujuan umum.

 3. Koontz O’Donnell

     Komunikasi adalah sebagai suatu pemindahan informasi dari satu orang ke orang yang lain.

Dari ketiga pendapat di atas bisa disimpulkan bahwa di dalam komunikasi harus mencakup tiga hal pentingagar komunikasi tersebut berhasil baik :

Harus ada si pembawa berita atau bisa disebut komunikator (Sender)

Harus ada si penerima berita atau bisa di sebut komunikan (Receiver)

Berita atau informasi yang akan di sampaikan.

Syarat-syarat agar komunikasi yang dilakukan berhasil dengan baik :

Jelas

yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang di mengerti oleh si penerima berita.

Tepat

dalam hal orang yang di tuju untuk di beri berita atau informasi yang perlu di sampaikan.

Sasaran

 tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim.

Beberapa cara komunikasi di lakukan, bisa melalui :

komunikasi langsung

     Yaitu komunikasi yang dilakukan dalam menyampaikan berita, laporan maupun perintah antara si pengirim berita (komunikator) kepada si penerima berita (komunikan) dilakukan secara langsung, sehinggga jika sio penerima berita melakukan respon umpan balik yang terjadi juga diterima oleh si pengirim berita juga secara langsung (pada saat itu juga)

Komunikasi tidak langsung

     Komunikasi yang terjadi jika dalam menyampaikan berita tidak di lakukan secara langsung, hanya melalui orang lain ataupun secara tertulis. Komunikasi ini mengakibatkan umpan balik yang terjadi juga tertunda.

1.2 Unsur-unsur Komunikasi

1. komunikator

Kominikator adalah karyawan atau manager yang memeiliki ide, niat-niat,informasi dan tujuan untuk komunikasi.

2. Pengkodean (Encoding)

Pengkodean dilakukan untuk menerjemakan ide komunikator menjadi sekumpulan simbol yang sistematis yang mengungkapkan makna informasi yang dikomunikasikan.

Fungsi pengkodean ini adalah menciptakan suatu bentuk dimana setiap ide dan makna dapat diekspresikan sebagai sebuah pesan.

 3. pesan (message)

Pesan adalah apa yang disampaikan setiap individu kepada orang lain, dan bentuk sangat tergantung media yang digunakan untuk menyampaikan pesan tersebut kedua hal tersebut tidak dapat terpisahkan. Contohnya, keputusan untuk menggunakan suatu jenis evaluasi kerja alih-alih menggunakan jenis evaluasi kerja yang lain dapat menjadi sebuah “pesan” begi sekelompok orang.

 4. media perantara (medium)

Media perantara merupaka media yang menyampaikan pesan. Organisasi-organisasi dapat menyediakan informasi kepada seluruh anggota dengan berbagai cara,seperti komunikasi,tatap muka,telepeon,pertemuan kelompok,memo.

 5. pengurai penerima pesan (decoding receiver)

Pengurai adalah istilah teknis untuk setiap proses pemikiran dari penerima pesan. Pengiurai, oleh karena itu berkaitan dengan bagaimana menginterpresentasikan informasi yang disampaikan. Penerima pesan, menginterpresentasikan (menguraikan) pesan yang disampaikan berdasarkan pengalaman-pengalaman sebelumnya untuk dapat benar-benar memahami pesan tersebut.

 6. umpan balik (feedback)

Komunikasi satu arah adalah proses yang tidak memungkinkan terjadinya umpan balik bagi komunikator dari penerima pesan. Hal ini dapat meningkatkan kemungkinan terjadinya distorsi antar pesan yang disampaikan dengan pesan yang diterima. Komunikasi dua arah menyedeiakan umpan balik yang penting dari penerima pesan ke komunikator.

Bagi para manajer iumpan balik komunikasi dapat terjadi dalam berbagai bentuk. Dalam situasi tatap muka, memungkinkan terjadinya umpan balik langsung melalu pertukaran verbal,seperti dalam bentuk perubahan ekspresi wajah ketika bertemu dengan perbedaan pendapat/ kesalahpahaman.

 7. suara derau( noise)

Suara derau dapat dilihat sebgai faktor-faktor yang menyimpangkan pesan yang disampaikan. Suara derau dapat dalam setiap elemen dalam komunikasi. Contohnya, seorang manajer yang berada dalam situasi yang mendesak mungkin saja mengirimkan surat elektronik yang berisi kata-kata yang keras kepada bawahan-bawahannya, yang menimbulkan kemarahan para bawahannya.

1.3 Bagaimana Menyalurkan ide melalui komunikasi

            Seperti yang kita ketahui dalam komunikasi harus ada pengirim berita (sender) dan penerima berita (receiver). Namun dalam perosesnya ada beberapa tahap untuk melakukan komunikasi, yaitu :

Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya di gunakan dalam rangka membina koordinasi kesatuan gerak arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.

            Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama itu sangat penting di laksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerja sama benar-benar dapat dilaksanakan setepat-tepatnya juga.

            Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang setepat-tepatnya, karena dalam akhir dari pengambilan keputusan tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi.

            Untuk jelasnya hubungan komunikasi dalam koordinasi kerjasama dapat digambarkan sebagai berikut :

Hubungan komunikasi dengan koordinasi dan

kerjasama dalam pemaksimuman pemanfaatan sumber-sumber ekonomi dan waktu

1.4 Hambatan-hambatan Komunikasi

Ada banyak hambatan yang biasa di temukan dalam komunikasi, dan berakibat pada tidak efektifnya komunikasi. Robbin meringkaskan hambatan komunikasi itu sebagai brikut :

Penyaringan (filtering). Yaitu komunikasi yang di manipulasi oleh si pengirim sehingga nampak lebih bersifat Menyenangkan si penerima. Banyak manager melaporkan keadaan yang tidak sebenarnya, atau menutup-nutupi kebenaran karena hanya ingin atasannya menjadi senang. Di dalam peraktek, hal ini desibut sebagai komunikasi yang bersifat ABS (asal bapak senang). Komunikasi semacam ini dapat berakibat buruk bagi organisasi, karena ingin menjadikan informasinya di jadi kan dasar keputusan. Maka keputusan yang kelak akan di hasilkan berkualitas rendah dan salah.

Persepsi selektif. Yaitu keadaan di mana penerima pesan di dalam peroses kominikasi melihat dan mendengar atas dasar keperluan, motivasi, latar belakang pengalaman, dan ciri-ciri pribadi lainnya. Jadi, tidak sama dengan apa yang di lihat dan didengar oleh orang lain. Contohnya : seorang wanita yang keluar dari gedung bioskop dengan mata merah karena menangis, mungkin karena disebabkan menonton filem yang sedih, sementara orang lain yang menafsirkan telah terjadi percekcokan antara wanita itu dengan pasangannya . atau, dua orang laki-laki muda berjalan sambil berangkulan yang di indonesia di anggap biasa, di dunia barat di anggap sebagai pasangan homoseksual. Jadi, dalam hal cara menafsirkan pesan-pesan tadi, maka pengalaman, pendidikan, pengetahuan, dan budaya akan ikut menentukan. Pendidikan, pengetahuan, dan budaya akan ikut menentukan. Oleh karenanya, persepsi yang demikian ini dapat menjadi penghambat bagi komunikasi yang efektif.

Bagaimana perasaan penerima pada saat dia menerima pesan komunikasi akan mempengaruhi cara dia menginteprasikan pesan. Pesan yang sama yang di terima oleh seseorang di saat sedang marah akan berbeda penafsirannya jika ia pesan itu normal.

Kata-kata memiliki makna yang berbeda antara seseoran gdengan orang lain. Kadang-kadang arti dari sebuah kata tidak berbeda pada kata itu sendiri tetapi pada kita. Umur, pendidikan, lingkungan kerja dan budaya adalah ha-hal yang secara nyata dapat mempengaruhi bahasa uyang di pakai oleh seseorang, atau definisi yang di letakan oleh suatu kata. Contohnya, adalah istilah by-pass oleh pengendara mobil di hubungakan dengan jalan yang di tempuh, sementara di kalangan kedokteran berhubungan dengan suatu operasai jantung, dan di dalam mekanisme atau prosedur manajemen di artikan sebagai adanya pejabat dilewati atau dikesampingkan.

Di dalam melihat hambatan-hambatan komunikasi memang para ahli biasa berbeda pandangan. Selain dari klasifikasi yang di kemukakan di atas ada juga klasifikasi lain yang pernah diajukan oleh beberapa penulis. Reksohadiprodjo & Handoko, misalnya : mengklasifikasikan hambatan-hambatan komunikasi ke dalam empat katagori, yaitu :

Hambatan dalam diri pribadi.

Persepsi selektif

Perbedaan individu dalam keterampilan dan berkomunikasi.

Hambatan antara pribadi.

Iklim / susana dalam kalompok

Kepercayaan penerima.

Kredabilitas sumber informasi.

Kepercayaan penerima.

Derajat kesamaan pengiriman dan penerima.

Hambatan organisasional.

status

Hirarki organisasi.

Ukuran kelompok.

Ruangan / wilayah dalam organisasi.

Hambatan teknologi.

Bahasa dan pengertian.

Isyarat-isyarat non-verbal.

Efektivitas saluran.

Ke semua hambatan di atas harus di sadarai keberadaannya, dan perlu diusahakan sedapat mungkin untuk dihindari agar supaya seseorang dapat berkomunikasi dengan baik dan mendapatkan hasil komunikasi yang optimal.

1.5 Klasifikasi komunikasi dalam organisasi

            Klasifikasi dalam komunikasi dapat kita bedakan, menurut sifat, arah, lawannya juga karismanya :

1. Dari segi sifatnya :

a) Komunikasi Lisan

     Komunikasi Lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan pada kondisi para personal/individu berhadapan langsung, seperti pada saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka melalui televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV).

b) Komunukasi Tertulis

     Komunikasi Tertulis adalah komunikasi yang dilakukan melalui tulisan sepertia yang dilakukan dalam surat menyurat melalui pos, telegram, telexaf, fax, e-mail dan sebagainya. Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya : membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.

–  membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepadsa pelanggan.

–  membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirimi surat vaduan (claim) kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat penolakan kerja

c)Komunikasi Verbal

     komunikasi verbal (bahasa) yaitu dengan ucapan kalimat, pesan lisan maupun tulisan dan gambar.

d )Komunikasi Non Verbal

     komunikasi no verbal yaitu komunikasi yang disampaikan dengan gerakan tubuh, air muka dan jarak fisik antara pengirim dan penerima pesan bisa di sebut dengan istilah kinesika.

2. Dari segi arahnya

Komunikasi Ke atas

   komunikasi yang mengalir pada individu dari hirarki kedudukan yang lebih rendah dalam struktur organisasi kepada mereka yang berada pada kedudukan yang lebih tinggi. Salah satu bentuk komunikasi ke atas yang palingsering di temukan adalah kontak saran, rapat-rapat kelompok, dan protesmengenai prosedur.

          sebuah organisasi yang efektif membutuhkan komunikasi ke atas(upward communication) sama banyaknya dengan komunikasi ke bawah. Dalam situasi-situasi semacam ini, komunikator berada pada tingkata yang lebih rendah dalam hierarki organisasi dari pada penerima pesan. Beberapa bentuk komunikasi ke atas yang paling umum melibatkan pemberian suara, pertemuan kelompok, dan protes terhadap prosedur kerja. Ketika komunikasi ke atas tidak muncul orang seringkali mencari sejumlah cara untuk menciptakan jalur komuniakasi ke atas yang tidak formal. Ini terbukti dengan munculnya sejumah publikasi karyawan yang sifatnya “bawah tanah/ilegal” dalam berbagai perusahan besar.

> Komunikasi ke atas berperan menjalankan beberapa fungsi penting. Gray kreps, seseorang peneliti dalam bidang komunikasi organisasi menemukan beberapa diantaranya.

> Komunikasi ke atas menyediakan umpan balik bagi para manajer mengenai isu-isu organisasi terbaru, masalah yang di hadapi, serta informasi mengenaioperasi dari hari ke hari yang di perlukan untuk pengambilan keputusan mengenai bagaimana menjalankan organisasi.

> Hai ini merupakan sumber utama bagi manajemen untuk mendapatkan umpan balik untuk menentukan seberapa efektifnya komunikasi ke bawah dalam organisasi.

> Hal ini dapat mengurangi ketegangan pada karyawan degnan memberikan kesempatan pada anggota pada tingkat lebih rendah untuk membagikan informasi yang relevan dengan atasannya.

Hal ini mendorong partisipasi dan keterlibatan karyawan, dan karenanya meningkatkan kohesivitas organisasi.

Komunikasi Ke bawah

     jenis komunikasi ini mengarah ke bawah, dari individu yang berada pada kedudukan lebih tinggi dalam herarki organisasi kepada mereka yang berada pada kedudukan lebih rendah. Bentuk paling umum dari komunikasi kebawah (downl ward communication) adalah instruksi kerja, memo resmi, pernyataan kebijakan perusahaan, prosedur, manual kerja. Atau publikasi perusahaan. Dalam banyaknya organisasi. Komunikasi ke bawah sering kali tidak mencukupi dan tidak akurat, seperti terjadi dalam pernyataan yang seringkali kita dengar dan anggotaorganisasi bahwa “kita tidak memahami apa yang sesungguhnya terjadi”. Keluhan-keluhan seperti ini menunjukan terjadinya komunikasi yang tidak efektif dan butuhnya individu-individu akan informasi yang relevan dengan pekerjaan mereka. Tidak adanya informasi yang terkait pekerjaan cukup dapat menciptakan konflik dan stres di antara anggora organisasi .“situasi serupa dihadapi oleh siswa yang tidak pernah mendapat informasi tentang persyaratan dan harapan yang di inginkan oleh dosen.

Komunikasi Diagonal

     walaupun mungkin jenis ini adalah jenis komunikai yang paling jarang di gunakan dalam organisasi,komunikasi diagonal (diagonal comunication) penting dalam situasi-situasi di mana para anggotanya tidak dapat berkomunikasi dengan efektif melalui jalur-jalur komunikasi yang konversional. Contohnya, pengawas dalam organisasi besar dapat saja ingin melakukan analisa biaya distribusi. Salah satu bagian dari tugas dikirimkan langsung kepada pengawas tersebut, alih-alih melalui jalur komunikasi yang biasanya melalui dapartemen pemasaran. Karena itu, aliran komunikasi menjadi diagonal dan bukan vertikal maupun horizontal. Dalam kasus ini jalurkomunikasi menjadi diagonal dapat menjadi pilihan yang paling efesien dalam segi waktu dan usaha.

Komunikasi horisontal

   Komunikasi ini terjadi apabila pesan, berita laporan maupun informasi yang di sampaikan oleh si komunikator ke pada si komunikan bertujuan untuk menjalin hubungan baik dengan sesama karyawan maupun bertujuan untuk melakukan koordinasi dalam bekerja.

Komunikasi Satu Arah

     one way traffic , komunikasi satu arah yang artinya komunikasi ini terjadi jika seseorang yang mengirim berita tidak bermaksud untuk menerima umpan balik (respon) dari orang yang menerimanya secara langsung. Jadi hanya bermaksud memberikan informasi atau menyampaikan perintah dari atasan untuk di kerjakan karyawan

 

     A : pengirim berita

     B : penerima berita

 Komunikasi Dua Arah

       Two way traffic : komunikasi yang terjadi diantara seorang dengan orang lain di mana kedua orang tersebut sama-sama aktif dalam memberikan tanggapan. Jadi baik komunikator maupun komunikan sama-sama aktif dalam berinteraksi.

     Two way traffic ini bisa di lakukan diantara sesama teman atau sesama karyawan yang berada dalam tingkatan struktur organisasi yang sama.

 
A : Pengirim berita

B : Penerima berita

 3. Menurut Lawannya :

Komunikasi Satu Lawan Satu

    berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya. Contoh : berbicara melalui telepon.

Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok)

     berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok. Contoh : introgasi maling dengan kelompok hansip, Metting dalam kantor.

Kelompok Lawan Kelompok

    berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain.

---

Contoh: debat partai politik.

 4. Menurut Keresmiannya : 

Komunikasi Formal

            Komunikasi yang dilakukan antara sesama anggota organisasi, yg di sesuaikan dengan urutan / tingkat dalam struktur organisasi.

            Bila komunikasi formal di sampaikan dari atasan ke bawahan komunikasi ini bisanya di gunakan untuk menyampaikan perintah.

            Akan tetapi jika komunikasi di lakukan dari bawahan ke atasan maka komunikasi ini biasanya di gunakan untuk menyampaikan laporan.

Komunikasi informal (the Grapevine)

       Komunikai informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi.

       Komunikasi informal (the grapevine) biasanya di sebarluaskan melaui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang lainnya dalam suatu organisasi . yg dimana kebenarannya tidak bisa di jamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.

Daftar pustaka

Buku pengantar organisasi & metode (oleh widyatmini, izzati amperanningrum, penerbit gunadarma) :

• Ernest dale, Organization, American Management Associaton, New york,1967.
• Fx Soedjadi, Organization and Methods, CV Haji Masagung, Jakarta, 1989.
• Harold Kootz,Cyrill O’onnel,Heinz Weirich, Managemen, Edisi ke delapan, MCGrawHill Kogakusha, Ltd.,Tokyo, 1984.
• Peter Drucker, The practice of Management, Harper &Row, New-York,1984.
• Soekanto Reksohadiprodjo, T. Hani Handoko, Organisasi Perusahaan,yogyakarta,edisi 2,1987.
• Soekanto Reksohadiprodjo, Dasar-dasar manajemen, BPFE, yogyakarta,1984.
• Hani Handoko, Manajemen, BPEF & LMP2M AMP-YKN, Yogyakarta,1984
• Terry, George R, The PrincipleOf Management, Richard D Irwin Inc,Home-Wood Illiois, 1960.

Buku Perilaku Organisasional (oleh Herman Sofyandi & Iwan Garniwa)

Buku Perilaku dan manajemen Organisasi (oleh John M. Ivancevih , Robert Konopaske , Michael T.Matteson)

Prilaku organisasi (oleh sentot imam wahjono)

https://dayensobarna.wordpress.com/2014/11/15/komunikasi-dalam-organisasi/

RECORD RETENTION SCHEDULE

1. PENGERTIAN

                Sebelum kita masuk ke dalam pengertian record retention schedule, maka kita ulang sedikit masalh filing yang sudah dibicarakan pada bab yang ada didepannya,

                Dalam FILING kita bicarakan bagaimana cara menyimpan data-dat ataupun surat-surat perusahaan yang penting, tanpa melihat batas waktu sebenarnya berapa lama papers tersebut seharusnya disimpan. Untuk itu masalah kapan dan perlukah suatu papers disimpan dan kapan seharusnya surat, data maupun laporan sebaiknya dimusnahkan kita perlu mengetahuinya apa yang dinamakan Record Retention Schedule.

Adapun pengertian Record Retention Schedule menurut FX Soedjadi adalah sebagai berikut :

                Record Retention Schedule adalah Suatu kebijakan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan , pemilihan, distribusu ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis record yang mana dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

2. PENGELOLAAN RECORDS

                Pengelolaan records ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu record harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya.

                Bderdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu yang disesuaikan dengan kondisi suatu instansi, keadaan perusahaan, kepentingan records terhadap hasil pengambilan keputusan, biaya yang harus dikeluarkan serta dasar sistem filing yang dipakai maka suatu records bisa ditentukan kapan dan jenis apa yang harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara (temporary storage), dan kapan records tersebut harus disimpan untuk selamanya (permanent storage).

Adapun penggolongan records menurut FX sudadji adalah sebagai berikut :

1.         Records yang tidak penting (nonessential),

2.         Records yang dapat dimanfaatkan (helpful),

3.         Records yang penting (important),

4.         Records yang sangat penting (vital).

1.    Records yang tidak penting

Records yang tidak penting disini dimaksudkan semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dealam waktu yang singkatatau bahkan hanya digunakan dalam beberapa menit saja. Oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan, biaya perawatan, tempat maupun waktu.

Sehingga sebaiknya records yang tidak penting ini dimusnahkan kalau kegunaannya sudah dipakai.

Yang bisa termasuk ke dalam records ini antara lain :

1.                   Nota-nota pembelian barang yang sudah lunas

2.                   Slip-slip surat pendaftaran pegawai

3.                   Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi (misalnya pesta perkawinan, peresmian gedung dsb)

4.                   Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari (misalnya hari libur, kegiatan amal dsb)

5.                   Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin, dan sebagainya.

2.    Records yang tidak dimanfaatkan

Maksud records disini adalah records yang masa penggunaannya dalam waktu yang terbatas  sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan kalu sudah melewati batas waktu kadaluarsa.

Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file sudah dimanfaatkan untuk mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan maka records tersebut sudah dapat dimusnahkan.

Sedangkan  yang termasuk ke dalam records ini adalah sebagai berikut :

a.       Surat-surat undangan rapat

b.      Dokumen-dokumen yang bersifat periodik

c.       Surat-surat keterangan izin dan sakit

d.      Surat-surat dinas ke cabang perusahaan, dan sebagainya.

3.              Records yang penting

Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan atau laporan-laporan ataupun dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaannya dalam jangka waktu yang relatif lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun.

Records ini karena mempunyai usia pemakaina yang relatif lama maka records ini harus dimasukkan ke dalam file yang telah disesuaikan dengan sistem yang dipakai dan memerlukan pemeriksaan yang terus-menerus atau secara kontinou.

Penyimpanan records ini bisa dimasukkan ke dalam almari-almari  atau file kabinet yang mempunyai usia pemakaian sampai sepuluh tahunan, sehingga keamanan file yang disimpan terjamin.

Apabila records tersebut sudah melewati batas waktunya maka records tersebut bisa dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat yang berwenang.

Yang tegolong ke dalam records yang penting adalah :

a.       Dokumen-dokumen penjualan

b.      Laporan-laporan keuangan

c.       Catatan-catatan pembukaan mengenai penerimaan dan pengeluatan masalah keuangan

d.      Wesel-wesel tagih dan sebagainya.

4.              Records yang sangat penting

Records ini yang akan disimpan selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut mati-hidupnya perusahaan misalnya menyangkut segi yuridis atau historis berdirinya perusahaan atau instansi tersebut.

Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpana n yang permanen records-records tersebut  harus melewati proses yaitu dimsukkan terlebih dahulu  ke dalam tempat penyimpanan permanen records yang disimpan ke dalam tempat penyimpanan sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan yang permanen.

Adapun yang termasuk records ini sebagai berikut :

a.       Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai

b.      Surat perjanjian kontrak

c.       Surat-surat asuransi

d.      Surat-surat keputusan

e.      Surat izin pengoperasian kegiatan perusahaan

f.        Surat-surat hak milik perusahaan, dan sebagainya

SUMBER :

http://mumuthvampireelf.blogspot.com/2012/04/record-retention-schedule.html

http://elearning.gunadarma.ac.id/index.php?option=com_wrapper&Itemid=36