SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB I

Pengantar

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen

A. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Tujuan Umum

• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

Proses Manajemen

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

• Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
• Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
• Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Bagian

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

• Sistem informasi akuntasi(accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
• Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
• Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
• Sistem informasi personalia (personal information systems).
• Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
• Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
• Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
• Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
• Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
• Sistem informasi analisis software
• Sistem informasi teknik (engineering information systems).

2. Pengantar dan Konsep Dasar SIM

Apa yang dimaksud dengan informasi?

• Informasi merupakan fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi seseorang untuk keperluan/pekerjaan tertentu.
• Data pada umumnya harus diolah terlebih dahulu sehingga menjadi informasi yang dapat dipahami dan bermanfaat atau lebih bermanfaat.
• Data, Information & Knowledge
• Data merupakan deskripsi dasar akan suatu, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan, dan disimpan tanpa suatu pengorganisasian sebelumnya.
• Knowledge (pengetahuan) terdiri dari data dan/ atau informasi yang telah diorganisasikan dan diproses sehingga memberi pemahaman, pengalaman, pembelajaran, dan keahlian tertentu yang dapat diaplikasikan pada masalah bisnis yang dihadapi.
• Informasi dalam Proses Bisnis Industri Manufaktur
• Apa yang dimaksud dengan Teknologi Informasi?
• Teknologi Informasi
• Berbagai teknologi (utamanya computer-based tool) yang digunakan manusia untuk bekerja dengan informasi dan mendukung pemenuhan kebutuhan informasi dan pemrosesan informasi suatu organisasi
• Istilah umum yang menunjukkan berbagai teknologi yang membantu pengumpulan, penyimpanan, manipulasi/analisis, produksi, komunikasi, dan penyebaran informasi.
• Mencapai kesuksesan bisnis melalui Teknologi Informasi
• People menggunakan information technology untuk bekerja dengan information
• Teknologi informasi merupakan faktor penting dalam kesuksesan dan inovasi bisnis

3. Sistem Informasi dan dukungannya pada bisnis

Sistem Informasi (SI) dan Dukungan SI dalam Bisnis

• Informasi  merupakan fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi seseorang untuk keperluan/pekerjaan tertentu.
• Data pada umumnya harus diolah terlebih dahulu sehingga menjadi informasi yang dapat dipahami dan bermanfaat atau lebih bermanfaat.
• Teknologi Informasi (Information technology/IT)
• Berbagai teknologi (utamanya computer-based tool) yang digunakan manusia untuk bekerja dengan informasi dan mendukung pemenuhan kebutuhan informasi dan pemrosesan informasi suatu organisasi
• Istilah umum yang menunjukkan berbagai teknologi yang membantu pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan (manipulasi/analisis), serta komunikasi dan penyebaran informasi.
• Sistem Informasi
• Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menerima data dan input lainnya dan memprosesnya menjadi informasi sebagai output
• Suatu sistem infomasi mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk suatu tujuan tertentu.
• Sistem Informasi adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan (terintegrasi), yang mengumpulkan (atau mendapatkan), menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan tujuan lain, baik orang maupun organisasi.
• Komponen sistem informasi:
• Infrastruktur (teknologi informasi)
• SDM
• Prosedur
• Secara teori, sistem informasi dapat berupa lembaran kertas
• Dalam bahasan perkuliahan ini difokuskan pada sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information Systems/CBIS)
  Computer Based Information System (CBIS)
• Sistem informasi yang menggunakan teknologi komputer untuk melaksanakan satu atau seluruh tugasnya.
• Komponen CBIS:
• Infrastruktur; Teknologi komputer
• Hardware
• Software
• Database system
• Computer network system
• SDM
• Prosedur
• Tekanan Bisnis, Respon Organisasi, dan Dukungan Teknologi Informasi
• Lingkungan bisnis merupakan kombinasi dari faktor sosial, legal, ekonomi, teknologi, dan politik yang mempengaruhi aktivitas bisnis
• Perubahan siginifikan pada faktor-faktor tersebut dapat menciptakan tekanan bisnis kepada organisasi
• Tiga macam tekanan bisnis yang dihadapi adalah tekanan  pasar (market), teknolog, dan sosial.
• Respon Organisasi
• Sistem Strategis; memungkinkan organisasi meningkatkan pangsa pasar (market share) dan/atau profit.
• Fokus pada konsumen; memungkinkan organisasi memberikan pelayanan konsumen yang sangat baik dan mencegah berpindahnya konsumen ke kompetitor.
• Sistem “membuat berdasarkan pesanan” (Make-to-Order); merupakan strategi untuk memproduksi produk dan layanan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan konsumen
• Mass Customization; berproduksi dalam jumlah besar, tetapi tetap memungkinkan customizing (penyesuaian) dengan keinginan setiap konsumen
• E-business dan E-commerce; strategi untuk menjalankan bisnis secara elektronik

4 .TELEKOMUNIKASI , INTERNET, DAN E – BUSSINESS

Telekomunikasi dan Sistem Jaringan

Jaringan komputer – dua atau lebih sistem komputer yang saling terhubung dengan menggunakan kabel atau gelombang radio dalam suatu area geografis tertentu

Jaringan komputer yang tidak menggunakan kabel fisik disebut wireless

Manfaat Jaringan Komputer:

Kemampuan berkomunikasi dan berbagi

Menyimpan berbagai informasi pada suatu lokasi dalam jaringan dan kemampuan mengaksesnya

Memungkinkan orang berbagi informasi dan ide secara mudah

Mengkombinasikan kemampuan berbagai peralatan sebagai media kolaborasi untuk menggabungkan kemampuan orang-orang yang berbeda tanpa batasan lokasi

Kemampuan berkomunikasi dan berbagi

Menyimpan berbagai informasi pada suatu lokasi dalam jaringan dan kemampuan mengaksesnya

Memungkinkan orang berbagi informasi dan ide secara mudah

Mengkombinasikan kemampuan berbagai peralatan sebagai media kolaborasi untuk menggabungkan kemampuan orang-orang yang berbeda tanpa batasan lokasi

Internet

Definisi:

Suatu jaringan yang terbentuk dari jutaan jaringan pribadi yang lebih kecil yang masing-masing dapat bekerja independen maupun secara bersama dalam jaringan.

Jaringan yang menghubungkan jutaan komputer dan pribadi di seluruh dunia.

Intranet

Definisi:

Jaringan di dalam suatu organisasi yang menggunakan teknologi Internet untuk menyediakan lingkungan dan kemampuan Internet di dalam perusahaan untuk sharing informasi, komunikasi, kolaborasi, dan mendukung proses bisnis

Extranet

Definisi:

Hubungan jaringan yang menggunakan teknologi Internet untuk saling menghubungkan intranet suatu bisnis dengan intranet dari pelanggan, suppliers, atau business partners lainnya

Apa itu E-business?

Penggunaan teknologi Internet

Untuk bekerja dan membantu proses bisnis, electronic commerce (e-commerce), dan kolaborasi perusahaan

Di dalam suatu perusahaan dan dengan customer, supplier, dan business stakeholder lainnya.

Pada prinsipnya merupakan pertukaran nilai/manfaat secara online

Tujuh alasan utama membeli secara online:

1. Menghemat waktu dengan tidak pergi ke pasar/toko
2. Dapat berbelanja saat toko tutup (available 24/7)
3. Menghindari keramaian dan kekacauan
4. Kemungkinan menemukan harga yang lebih baik
5. Dapat menemukan produk secara lebih mudah
6. Dapat menemukan produk yang tidak tersedia di toko
7. Lebih mudah membandingkan harga

5. Sistem Informasi:
Macam dan Aplikasinya

Computer based information system (CBIS)

• Suatu kombinasi yang terorganisir dari
• Hardware; sekumpulan perangkat keras
• Software; sekumpulan perangkat lunak
• Data; sumber atau kumpulan data
• Network; sistem jaringan
• Policies and procedures;
• Sekumpulan kebijakan, posedur dan instruksi
• People; orang-orang yang bekerja
• Yang mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi di dalam organisasi
• Lima fungsi dasar teknologi dan sistem informasi (apa yang dilakukan)

1. Capture (menangkap)

• Mendapatkan informasi pada titik asalnya/terjadinya

1. Cradle (menyangga)

• Menyimpan informasi

1. Create (menciptakan)

• Memproses untuk mendapatkan sesuatu yang baru

1. Convey (menyampaikan)

• Menyajikan informasi dalam bentuk yang bermanfaat

1. Communicate (mengkomunikasikan)

• Mengirimnya kepada orang lain

Sistem pendukung operasi (Operations support systems)

• Definisi
• Sistem informasi yang memproses data yang dimunculkan dan digunakan dalam operasi bisnis
• Tujuannya adalah memproses transaksi bisnis secara efisien, mengontrol proses industri, mendukung komunikasi dan kolaborasi perusahaan, dan memperbaharui basis data perusahaan
• Macam-macam Operations Support Systems
• Transaction Processing Systems (TPS)
• Merekam dan memproses data dari transaksi bisnis
• Contoh:  pencatatan penjualan, sistem inventori, sistem akuntansi
• Process Control Systems
• Memonitor dan mengontrol proses-proses fisik produksi
• Contoh:  dalam sistem penyulingan minyak digunakan sensor untuk memonitor proses kimiawi yang terjadi
• Enterprise Collaboration Systems
• Meningkatkan komunikasi tim maupun kelompok kerja
• Contoh:  e-mail, videoconferencing
• Sistem Pendukung Manajemen (Management Support Systems)
• Definisi
• Sistem informasi yang berfokus pada penyediaan informasi dan mendukung pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer
• Macam-macam Management Support Systems
• Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems/MIS)
• Sistem informasi untuk fungsi manajerial
• Menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan yang telah ditentukan untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis (O’Brien, 2004)
• Menyediakan informasi rutin untuk aktivitas perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian (pengambilan keputusan) dalam area fungsional. (Turban, 2004)
• Mendukung level manajemen
• Contoh:  laporan analisis penjualan harian, laporan produksi
• Decision Support Systems (DSS)
• Menyediakan sistem interaktif yang bersifat sementara untuk mendukung pengambilan keputusan
• Mengkombinasikan model analitis dan database untuk menyelesaikan permasalahan
• Membantu pengambil keputusan atau manajer
• Contoh:  Prediksi hasil untuk menentukan pengalokasian anggaran iklan
• Executive Information Systems (EIS)
• Menyediakan informasi penting bagi eksekutif dan manajer
• Contoh:  akses informasi mengenai tindakan kompetitor

6.  MANAJEMEN DATA

Manajemen Data

Saat ini, perusahaan bisnis tidak dapat bertahan maupun sukses tanpa data yang berkualitas mengenai operasi internal maupun lingkungan eksternal mereka.

Organisasi modern menyadari bahwa mengelola data dengan baik seperti halnya mereka mengelola aset berharga lainnya merupakan kunci sukses yang penting dalam pasar saat ini.

Manajemen data

Definisi:

Aktivitas manajerial yang menggunakan teknologi sistem informasi dalam menjalankan tugas pengelolaan data organisasi untuk memenuhi kebutuhan informasi semua stakeholder bisnis mereka.

Permasalahan dengan pemrosesan data tradisional:

Pengulangan Data – pengulangan data membutuhkan pemutakhiran (update) pada semua file data tersebut yang disimpan

Kesulitan Integrasi Data – data yang disimpan dalam file yang terpisah yang membutuhkan program output khusus menyebabkan kesulitan dalam sistem pelaporan ad hoc

Ketergantungan Data – suatu program umumnya menginformasikan bagaimana data disimpan sehingga perubahan format penyimpanan membutuhkan perubahan program juga

Pendekatan Database Management System (DBMS)

Definisi:

Mengkonsolidasikan pencatatan data ke dalam satu database yang dapat diakses dengan berbagai program aplikasi yang berbeda.

Software interface antara users dan databases

Data disimpan satu kali, dan terpisah dari program aplikasi

Database Application Programs

Fungsi:

Membuat dan memproses forms

Membuat dan mengirimkan queries

Membuat dan memproses reports

Mengeksekusi logika aplikasi

Mengontrol aplikasi

Macam-macam Database

Operational – menyimpan data yang detail yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis dan operasi perusahaan

Distributed – database yang di ulang dan didistribusikan secara keseluruhan ataupun sebagian ke server jaringan pada berbagai lokasi

External – berisi banyak sekali informasi yang tersedia dari layanan online komersial maupun dari berbagai sumber dalam World Wide Web

Definisi:

Database  berukuran besar yang menyimpan data yang telah disarikan/disaring (extracted) dari berbagai operational, external, dan database lain dalam organisasi

Data Mart

Definisi:

Database yang menyimpan kumpulan data tertentu dari sebuah data warehouse yang fokus pada aspek tertentu dalam perusahaan, misalnya satu departemen atau satu proses bisnis

Data Mining

Definisi:

Aktivitas analisis terhadap data dalam suatu data warehouse untuk mendapatkan pola dan kecenderungan yang tersembunyi dalam aktivitas bisnis masa lalu

Penggunaan Data Mining

Melakukan “market-basket analysis” untuk mengidentifikasi kumpulan produk baru.

Menemukan akar permasalahan kualitas atau permasalahan manufaktur lain.

Mencegah kekecewaan konsumen dan memperoleh konsumen baru.

Mengenali profil konsumen secara lebih akurat.

C. Fungsi, Tugas dan Tujuan SIM

Sistem Informasi Manajemen memiliki dua fungsi. Fungsi pertama adalah fungsi pengumpulan data internal maupun eksternal perusahaan secara sistematik yang secra periodic mengalami penyesuaian, seperti data-data penjualan perusahaan secara periodic, barang-barang inventori, biaya harga, jumlah dan trend produksi, serta jumlah tenaga kerja didalam perusahaan. Dta-data eksternal seperti perilaku perusahaan pesaing, tren pasar, tren demografi termasuk didalamnya perilaku konsumen, hukum-hukum atau undang-undang yang diberlakukan dalam dunia bisnis, setra misalnya perubahan terjadi pada perusahaan penyuplai barang dan transportasi. Fungsi kedua adalah pemprosesan data menjadi informasi yang bermanfaat bagi para pengambil keputusaan manajemenen. Data-datang yang telah dikumpul kemudian diklasifikasikan, diolah, dan dianlaisis atas dasar fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan kepentingan perusahaan. Hasil dari kedua fungsi terseut kemudian disajikan dala suatu bentuk laporan yang membuat informasi-infomasi penting yang yang dibutuhkan perusahaan, terutamanya bagi pengambil keputusan dan manajemen perusahaan.

Tujuan Sisitem Informasi Manajemen adalah untuk meningkat efektivitas para menajer yang menggunakan Informasi tersebut. Peningkatan tersebut dapat dilakukan dengan cara :

a. Mengusahakan sebanyak mungkin keputusan-keputusan yang diambil sebaai dasar tujuan organisasi.

b. Melancarkan semua kegiatan yang bersifat rutin agar dapat mengurai waktu supervisi.

c. Memeberi tanda sejauh mungkin sebagai peringatan untuk menghadapi kesukaran yang mungkin timbul diluar dugaan.

d. Menyajikan informasi kepada manajer yang akan membantu membuat keputusan yang lebih baik secara cepat dan tepat. Informasi harus jelas kepada manajer yang membutuhkan.

Adapun tujuan lainnya yaitu Sisem Informasi manajemen membantu segala jenis bisnis meningkatkan efesiensi dan efektivitas proses bisnis dalam pengambilan keputusan manajerial dan kerjasama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif dalam pasar yang cepat berubah. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa penjabaran fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

- Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

- Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

- Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

- Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

- Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

- Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

- Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

- Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

BAB II

Contoh-contoh penerapan SIM

Berikut ini adalah beberapa contoh penerapan Teknologi sistem Informasi manajemen untuk mengoptimalkan sumber daya yang dimilikinya.

Dalam bidang Pendidikan

Teknologi pembelajaran terus mengalami perkembangan seiring perkembangan zaman. Dalam pelaksanaan pembelajaran sehari-hari, makalah Teknologi Informasi dan Komunikasi sering dijumpai kombinasi teknologi audio/data, video/data, audio/video, dan internet. Internet merupakan alat komunikasi yang murah dimana memungkinkan terjadinya interaksi antara dua orang atau lebih. Kemampuan dan karakteristik internet memungkinkan terjadinya proses belajar mengajar jarak jauh (E-Learning) menjadi lebih efektif dan efisien sehingga dapat diperoleh hasil yang lebih baik.

Bidang Kesehatan

Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam bidang kesehatan salah satunya ialah sistem yang berbasis kartu cerdas (smart card). Sistem ini dapat digunakan juru medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien yang datang ke rumah sakit, karena dalam kartu tersebut para juru medis dapat mengetahui riwayat penyakit pasien. Contoh lainnya ialah digunakannya robot untuk membantu proses operasi pembedahan serta penggunaan komputer hasil pencitraan tiga dimensi untuk menunjukkan letak tumor dalam tubuh pasien.

Dibidang Industri

Dengan adanya komputer, proses produksi dalam suatu industri akan lebih efisien dan lebih efektif. Komputer dapat digunakan untuk pengawasan numerik (numerical control) atau pengawasan proses (process control). Pengawasan numerik merpakan pengawasan secara otomatis terhadap posisi operasi berbagai mesin, misalnya, grenda, mesin press, mesin pemotong. Sedangkan merupakan sistem otomatis dalam operasi industri untuk mengatur secara otomatis vaiabel-variabel yang mempengaruhi proses produksi yang sulit dilakukan oleh manusia, termasuk pengawasan kualitas produk.

Dibidang Perbankan

Komputer yang digunakan untuk menhgasilkan informasi bagi pihak manajemen bank juga untuk meningkatkan pelayanan terhadap nasabah. Layanan informasi itu seperti, informasi saldo, informasi transakasiyang pernah dilakukan, tagihan kartu kredit, serta pembayaran tagihan telepon, listrik, maupun transfer dana.

Dibidang Kedokteran

Penyediaan berbagai program aplikasi untuk sarana edukasi seperti, program untuk mempelajari matenmatika, biologo, bahasa Inggris. Dalam teknologi e-learning, komputer bisa membantu siswa yang tuli mempelajari bahasa kode, atau bahkan untuk admisnistrasi sekolah dan perpustakaan online.

Dibidang Penerbangan

Komputer banyak digunakan pada klinik-klinik dan rumah sakit untuk membantu dokter dalam mendiagnosa penyakit dan menemukan obat yang tepat. Komputer dapat digunakan untuk menganalisis organ tubuh manusia bagian dalam yang sulit dilihat. Sistem CAT (Computerized Axial Tomography) memungkinkan mengambil gambar otak dan organ tubuh lainnya.

Dibidang Kriminalitas

 Komputer dapat menghasilkan statistika kriminalitas di suatu daerah sehingga dapat membantu pengaturan patroli yang diperlukan. Crime analysis support system merupakan program yang dapat mengidentifikasi suatu daerah yang kemungkinan akan terjadi kriminalitas. Data mengenai sidik jari pun dapat disimpan di komputer, yang nantinya dapat digunakan untuk mrngidentifikasi pelaku kejahatan berdasarkan data sidik jari tersebut.

BAB III

A. Kesimpulan

Bahwa sebuah SIM dan Informasi itu sangat penting dalam kehidupan sehari-hari agar kita sebagai manusia dapat mengerti pentingnya sebuah informasi bagi dirinya dan dapat mengetahui berita apa yang sedang tenar saat ini,penerapan SIM pada kehidupan sehari-hari juga sangat berguna agar kita dapat di butuhkan oleh perusahaan yang bagus. Pada dasarnya SIM itu sangat di butuhkan manusia agar manusia tersebut memahami apa itu pentingnya teknologi.

B. Saran

Agar dapat di kembangkan terus sebuah informasi agar manusia mengetahui apa yang sedang terjadi dan dapat menambahkan wawasan bagi manusia itu sendiri.

Sumber : 

 http://duniabaca.com/pengertian-dan-manfaat-sim-sistem-informasi-manajemen.html

 https://nicohernawan.wordpress.com/artikel-sim-sistem-informasi-manajemen/

arti seorang mantan

~ ARTI MANTAN BUATKU ~

"Seorang MANTAN bagiku adalah
seorang GURU dalam hidupku..
"Meskipun terasa sakit bila
mengenangnya..
"Namun banyak pelajaran yg ku
ambil darinya...

"Di Mana dia telah melukis
keindahan dalam hidupku..
"Meski kini lukisan itu penuh
warna kusam Karna air mata..

"Namun kini ku mengerti arti
derita cinta..
"Kalau tidak ada yg menyakiti
kita...

"Dari mana kita tau arti
menyayangi dan menghargai..

"Karna hanya dengan saling
menghargai, memahami dan saling Mengerti hubungan kita akan tetap langgeng serta abadi untuk selama lamanya,kecuali salah satu dari kita Tidak bisa SETIA.

Microsoft Office dapat digunakan di ponsel android secara gratis

Phandroids Android, menunggu lama Anda akhirnya berakhir. Produktivitas andalan Suite Microsoft akhirnya tersedia pada ponsel Google rasa.

Diam-diam mengakui bahwa tak seorang pun akan beralih ke Windows Phone hanya supaya mereka dapat mengedit presentasi PowerPoint dengan jempol mereka, Microsoft hari ini secara resmi dibuat Office tersedia untuk ponsel Android, gratis. (Ini telah tersedia untuk tablet Android sejak Februari.) Sebuah versi preview telah tersedia di Google Play Store sejak pertengahan Mei.

Sekarang Anda dapat mengambil dokumen Anda berbobot Word, mengesankan spreadsheet Excel, dan presentasi PowerPoint gemilang dengan Anda, mengeditnya di ponsel Android Anda, dan kemudian berbagi semua yang Microsofty kebaikan dengan rekan-rekan Anda. Ketika Anda membuka file di komputer Anda, semua perubahan Anda akan berada di sana, diformat dengan benar.

Microsoft membuat versi Office gratis untuk penggunaan pribadi. Jika Anda ingin menggunakannya secara komersial, Anda harus berlangganan dibayar untuk Office 365 ($ 10 per bulan, atau $ 100 per tahun). Versi premium juga akan memberikan beberapa fitur tambahan di Android Office, seperti kemampuan untuk melacak mengedit perubahan di Word atau keterangan slide menggunakan tinta PowerPoint dan menyimpan informasi.

Untuk itu untuk bekerja, tentu saja, Anda harus menyimpan dokumen Anda di awan. microsoft office untuk posel android dapat terhubung ke sebagian besar layanan penyimpanan awan besar, termasuk Google Drive, Box, Dropbox, dan Microsoft Sharepoint atau onedrive (jelas), tapi tidak iCloud.

Anda dapat secara manual membubuhi keterangan slide PowerPoint dengan 'tinta' gratis, tapi menyimpan penjelasan akan dikenakan biaya. (Microsoft)

Microsoft office untuk ponsel Android akan bekerja pada handset Android yang menjalankan KitKat (Android 4.4) dan Lollipop (5.x); Microsoft mengatakan hal itu juga akan mendukung versi yang akan datang Google Android, yang dikenal hari ini hanya sebagai "M," bila telah tersedia. office akan datang dimuat pada ponsel Android dari pembuat handset utama - seperti Samsung, LG, dan Sony - akhir tahun ini.

Filling

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat surat, catatan catatan, perhitungan perhitungan, grafik grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Mengapa suatu Filing diperlukan dalam suatu perusahaan ?

dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan,pengembangan perusahaan, maupun kemajuan dan perubahan organisasi.

Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyankut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manager sangat perlu diperhatikan.

FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang sewaktu waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan.

FILING yang dibuat setepat tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS

Papers tersebut antara lain :
- Surat pembayaran barang
- Surat penerimaan barang
- Surat hutang
- Surat asuransi
- Surat penjualan barang
- Surat pengiriman barang dll

PENYUSUNAN PAPERS KE DALAM FILE

Untuk menunjang keamanan penyimpanan papaers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya :

system penyusunan papers menurut abjad

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :

Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya

Masalah yang akan dibahas, topic yang dibicarakan

Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topic ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topic atau nama yang lainya.

2.  system penyusunan papers menurut subyek

Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal ini surta atau subyek pokoknya jadi tidak semata mata abjadnya saja.

3.  system penyusunan papers menurut nomor

Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian bagian yang berbeda) dari masing masing file yang dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan ini biasa digunakan untuk paper-papers seperti cek, wesel atau surat surat berharga lainnya.

4.  system penyusunan papers menurut daerah

File ini digunakan pada instansi atau perusahaan yang mempunyai kantor cabang.
Manfaat penggunaan system file ini yaitu dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing-masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja, oengahasilan , biaya perseorangan yang dibutuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.

5.  system penyusunan papers menurut waktu

Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa system ini sangat ditunjang keberhasilannya dengan memakai system tabs.
Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagiahan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespondensi dan sebagainya.
Manfaat system ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, beberapa jumlahnya dan berapa denda atau biaya ditanggung dalam jangka waktu pendek, kapan saat mendesaknya dan sebagainya.

PERKEMBANGAN PENYIMPANAN DATA

Perkembangan penyimpanan data yang diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu waktu dapat diambil dengan mudah cepat berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi.
Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyimpanan data adalah perkembangan teknologi di bidang teknik computer dimana dengan perkembangan teknologi computer maka sekarang dapat digunakannya mesin mesin electronic data processing, pita suara, laser disc, compact disc dsb. Ada batas batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau diperlukan surat surat tertentu kita masukkan kedalam suatu file. Kebijaksanaan tersebut yaitu maslah bagaimana penerapan suatu system filing benar benar tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan penyimpanan suatu papaers dapat kita pelajari dalam kebijaksanaan di bidang Records Retention Schedule.

Sumber :

http://argienanlenka.blogdetik.com/2010/07/17/pengertian-filing/

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1.1 Pengertian Komunikasi

            Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adana komunikasi maka seorang bisa berhubugnan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambahkan wawasan seseorang dalam bekerja ataupun menjalani kehiduppan sehari-hari maka untuk membina hubungan kerja antara pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

            Di bawah ini ada beberapa pendapat yang mendefinisikan komunikasi secara terpisah diantaranya :

1. Keith Davis

     comunication is the process of passing information and understanding from one person to another

     komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain.

 2. Chester I Barnard

     komunikasi adalah suatu alat dimana orang-orang yang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisasiuntuk mencapai tujuan umum.

 3. Koontz O’Donnell

     Komunikasi adalah sebagai suatu pemindahan informasi dari satu orang ke orang yang lain.

Dari ketiga pendapat di atas bisa disimpulkan bahwa di dalam komunikasi harus mencakup tiga hal pentingagar komunikasi tersebut berhasil baik :

Harus ada si pembawa berita atau bisa disebut komunikator (Sender)

Harus ada si penerima berita atau bisa di sebut komunikan (Receiver)

Berita atau informasi yang akan di sampaikan.

Syarat-syarat agar komunikasi yang dilakukan berhasil dengan baik :

Jelas

yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang di mengerti oleh si penerima berita.

Tepat

dalam hal orang yang di tuju untuk di beri berita atau informasi yang perlu di sampaikan.

Sasaran

 tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim.

Beberapa cara komunikasi di lakukan, bisa melalui :

komunikasi langsung

     Yaitu komunikasi yang dilakukan dalam menyampaikan berita, laporan maupun perintah antara si pengirim berita (komunikator) kepada si penerima berita (komunikan) dilakukan secara langsung, sehinggga jika sio penerima berita melakukan respon umpan balik yang terjadi juga diterima oleh si pengirim berita juga secara langsung (pada saat itu juga)

Komunikasi tidak langsung

     Komunikasi yang terjadi jika dalam menyampaikan berita tidak di lakukan secara langsung, hanya melalui orang lain ataupun secara tertulis. Komunikasi ini mengakibatkan umpan balik yang terjadi juga tertunda.

1.2 Unsur-unsur Komunikasi

1. komunikator

Kominikator adalah karyawan atau manager yang memeiliki ide, niat-niat,informasi dan tujuan untuk komunikasi.

2. Pengkodean (Encoding)

Pengkodean dilakukan untuk menerjemakan ide komunikator menjadi sekumpulan simbol yang sistematis yang mengungkapkan makna informasi yang dikomunikasikan.

Fungsi pengkodean ini adalah menciptakan suatu bentuk dimana setiap ide dan makna dapat diekspresikan sebagai sebuah pesan.

 3. pesan (message)

Pesan adalah apa yang disampaikan setiap individu kepada orang lain, dan bentuk sangat tergantung media yang digunakan untuk menyampaikan pesan tersebut kedua hal tersebut tidak dapat terpisahkan. Contohnya, keputusan untuk menggunakan suatu jenis evaluasi kerja alih-alih menggunakan jenis evaluasi kerja yang lain dapat menjadi sebuah “pesan” begi sekelompok orang.

 4. media perantara (medium)

Media perantara merupaka media yang menyampaikan pesan. Organisasi-organisasi dapat menyediakan informasi kepada seluruh anggota dengan berbagai cara,seperti komunikasi,tatap muka,telepeon,pertemuan kelompok,memo.

 5. pengurai penerima pesan (decoding receiver)

Pengurai adalah istilah teknis untuk setiap proses pemikiran dari penerima pesan. Pengiurai, oleh karena itu berkaitan dengan bagaimana menginterpresentasikan informasi yang disampaikan. Penerima pesan, menginterpresentasikan (menguraikan) pesan yang disampaikan berdasarkan pengalaman-pengalaman sebelumnya untuk dapat benar-benar memahami pesan tersebut.

 6. umpan balik (feedback)

Komunikasi satu arah adalah proses yang tidak memungkinkan terjadinya umpan balik bagi komunikator dari penerima pesan. Hal ini dapat meningkatkan kemungkinan terjadinya distorsi antar pesan yang disampaikan dengan pesan yang diterima. Komunikasi dua arah menyedeiakan umpan balik yang penting dari penerima pesan ke komunikator.

Bagi para manajer iumpan balik komunikasi dapat terjadi dalam berbagai bentuk. Dalam situasi tatap muka, memungkinkan terjadinya umpan balik langsung melalu pertukaran verbal,seperti dalam bentuk perubahan ekspresi wajah ketika bertemu dengan perbedaan pendapat/ kesalahpahaman.

 7. suara derau( noise)

Suara derau dapat dilihat sebgai faktor-faktor yang menyimpangkan pesan yang disampaikan. Suara derau dapat dalam setiap elemen dalam komunikasi. Contohnya, seorang manajer yang berada dalam situasi yang mendesak mungkin saja mengirimkan surat elektronik yang berisi kata-kata yang keras kepada bawahan-bawahannya, yang menimbulkan kemarahan para bawahannya.

1.3 Bagaimana Menyalurkan ide melalui komunikasi

            Seperti yang kita ketahui dalam komunikasi harus ada pengirim berita (sender) dan penerima berita (receiver). Namun dalam perosesnya ada beberapa tahap untuk melakukan komunikasi, yaitu :

Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya di gunakan dalam rangka membina koordinasi kesatuan gerak arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.

            Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama itu sangat penting di laksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerja sama benar-benar dapat dilaksanakan setepat-tepatnya juga.

            Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang setepat-tepatnya, karena dalam akhir dari pengambilan keputusan tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi.

            Untuk jelasnya hubungan komunikasi dalam koordinasi kerjasama dapat digambarkan sebagai berikut :

Hubungan komunikasi dengan koordinasi dan

kerjasama dalam pemaksimuman pemanfaatan sumber-sumber ekonomi dan waktu

1.4 Hambatan-hambatan Komunikasi

Ada banyak hambatan yang biasa di temukan dalam komunikasi, dan berakibat pada tidak efektifnya komunikasi. Robbin meringkaskan hambatan komunikasi itu sebagai brikut :

Penyaringan (filtering). Yaitu komunikasi yang di manipulasi oleh si pengirim sehingga nampak lebih bersifat Menyenangkan si penerima. Banyak manager melaporkan keadaan yang tidak sebenarnya, atau menutup-nutupi kebenaran karena hanya ingin atasannya menjadi senang. Di dalam peraktek, hal ini desibut sebagai komunikasi yang bersifat ABS (asal bapak senang). Komunikasi semacam ini dapat berakibat buruk bagi organisasi, karena ingin menjadikan informasinya di jadi kan dasar keputusan. Maka keputusan yang kelak akan di hasilkan berkualitas rendah dan salah.

Persepsi selektif. Yaitu keadaan di mana penerima pesan di dalam peroses kominikasi melihat dan mendengar atas dasar keperluan, motivasi, latar belakang pengalaman, dan ciri-ciri pribadi lainnya. Jadi, tidak sama dengan apa yang di lihat dan didengar oleh orang lain. Contohnya : seorang wanita yang keluar dari gedung bioskop dengan mata merah karena menangis, mungkin karena disebabkan menonton filem yang sedih, sementara orang lain yang menafsirkan telah terjadi percekcokan antara wanita itu dengan pasangannya . atau, dua orang laki-laki muda berjalan sambil berangkulan yang di indonesia di anggap biasa, di dunia barat di anggap sebagai pasangan homoseksual. Jadi, dalam hal cara menafsirkan pesan-pesan tadi, maka pengalaman, pendidikan, pengetahuan, dan budaya akan ikut menentukan. Pendidikan, pengetahuan, dan budaya akan ikut menentukan. Oleh karenanya, persepsi yang demikian ini dapat menjadi penghambat bagi komunikasi yang efektif.

Bagaimana perasaan penerima pada saat dia menerima pesan komunikasi akan mempengaruhi cara dia menginteprasikan pesan. Pesan yang sama yang di terima oleh seseorang di saat sedang marah akan berbeda penafsirannya jika ia pesan itu normal.

Kata-kata memiliki makna yang berbeda antara seseoran gdengan orang lain. Kadang-kadang arti dari sebuah kata tidak berbeda pada kata itu sendiri tetapi pada kita. Umur, pendidikan, lingkungan kerja dan budaya adalah ha-hal yang secara nyata dapat mempengaruhi bahasa uyang di pakai oleh seseorang, atau definisi yang di letakan oleh suatu kata. Contohnya, adalah istilah by-pass oleh pengendara mobil di hubungakan dengan jalan yang di tempuh, sementara di kalangan kedokteran berhubungan dengan suatu operasai jantung, dan di dalam mekanisme atau prosedur manajemen di artikan sebagai adanya pejabat dilewati atau dikesampingkan.

Di dalam melihat hambatan-hambatan komunikasi memang para ahli biasa berbeda pandangan. Selain dari klasifikasi yang di kemukakan di atas ada juga klasifikasi lain yang pernah diajukan oleh beberapa penulis. Reksohadiprodjo & Handoko, misalnya : mengklasifikasikan hambatan-hambatan komunikasi ke dalam empat katagori, yaitu :

Hambatan dalam diri pribadi.

Persepsi selektif

Perbedaan individu dalam keterampilan dan berkomunikasi.

Hambatan antara pribadi.

Iklim / susana dalam kalompok

Kepercayaan penerima.

Kredabilitas sumber informasi.

Kepercayaan penerima.

Derajat kesamaan pengiriman dan penerima.

Hambatan organisasional.

status

Hirarki organisasi.

Ukuran kelompok.

Ruangan / wilayah dalam organisasi.

Hambatan teknologi.

Bahasa dan pengertian.

Isyarat-isyarat non-verbal.

Efektivitas saluran.

Ke semua hambatan di atas harus di sadarai keberadaannya, dan perlu diusahakan sedapat mungkin untuk dihindari agar supaya seseorang dapat berkomunikasi dengan baik dan mendapatkan hasil komunikasi yang optimal.

1.5 Klasifikasi komunikasi dalam organisasi

            Klasifikasi dalam komunikasi dapat kita bedakan, menurut sifat, arah, lawannya juga karismanya :

1. Dari segi sifatnya :

a) Komunikasi Lisan

     Komunikasi Lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan pada kondisi para personal/individu berhadapan langsung, seperti pada saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka melalui televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV).

b) Komunukasi Tertulis

     Komunikasi Tertulis adalah komunikasi yang dilakukan melalui tulisan sepertia yang dilakukan dalam surat menyurat melalui pos, telegram, telexaf, fax, e-mail dan sebagainya. Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya : membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.

–  membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepadsa pelanggan.

–  membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirimi surat vaduan (claim) kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat penolakan kerja

c)Komunikasi Verbal

     komunikasi verbal (bahasa) yaitu dengan ucapan kalimat, pesan lisan maupun tulisan dan gambar.

d )Komunikasi Non Verbal

     komunikasi no verbal yaitu komunikasi yang disampaikan dengan gerakan tubuh, air muka dan jarak fisik antara pengirim dan penerima pesan bisa di sebut dengan istilah kinesika.

2. Dari segi arahnya

Komunikasi Ke atas

   komunikasi yang mengalir pada individu dari hirarki kedudukan yang lebih rendah dalam struktur organisasi kepada mereka yang berada pada kedudukan yang lebih tinggi. Salah satu bentuk komunikasi ke atas yang palingsering di temukan adalah kontak saran, rapat-rapat kelompok, dan protesmengenai prosedur.

          sebuah organisasi yang efektif membutuhkan komunikasi ke atas(upward communication) sama banyaknya dengan komunikasi ke bawah. Dalam situasi-situasi semacam ini, komunikator berada pada tingkata yang lebih rendah dalam hierarki organisasi dari pada penerima pesan. Beberapa bentuk komunikasi ke atas yang paling umum melibatkan pemberian suara, pertemuan kelompok, dan protes terhadap prosedur kerja. Ketika komunikasi ke atas tidak muncul orang seringkali mencari sejumlah cara untuk menciptakan jalur komuniakasi ke atas yang tidak formal. Ini terbukti dengan munculnya sejumah publikasi karyawan yang sifatnya “bawah tanah/ilegal” dalam berbagai perusahan besar.

> Komunikasi ke atas berperan menjalankan beberapa fungsi penting. Gray kreps, seseorang peneliti dalam bidang komunikasi organisasi menemukan beberapa diantaranya.

> Komunikasi ke atas menyediakan umpan balik bagi para manajer mengenai isu-isu organisasi terbaru, masalah yang di hadapi, serta informasi mengenaioperasi dari hari ke hari yang di perlukan untuk pengambilan keputusan mengenai bagaimana menjalankan organisasi.

> Hai ini merupakan sumber utama bagi manajemen untuk mendapatkan umpan balik untuk menentukan seberapa efektifnya komunikasi ke bawah dalam organisasi.

> Hal ini dapat mengurangi ketegangan pada karyawan degnan memberikan kesempatan pada anggota pada tingkat lebih rendah untuk membagikan informasi yang relevan dengan atasannya.

Hal ini mendorong partisipasi dan keterlibatan karyawan, dan karenanya meningkatkan kohesivitas organisasi.

Komunikasi Ke bawah

     jenis komunikasi ini mengarah ke bawah, dari individu yang berada pada kedudukan lebih tinggi dalam herarki organisasi kepada mereka yang berada pada kedudukan lebih rendah. Bentuk paling umum dari komunikasi kebawah (downl ward communication) adalah instruksi kerja, memo resmi, pernyataan kebijakan perusahaan, prosedur, manual kerja. Atau publikasi perusahaan. Dalam banyaknya organisasi. Komunikasi ke bawah sering kali tidak mencukupi dan tidak akurat, seperti terjadi dalam pernyataan yang seringkali kita dengar dan anggotaorganisasi bahwa “kita tidak memahami apa yang sesungguhnya terjadi”. Keluhan-keluhan seperti ini menunjukan terjadinya komunikasi yang tidak efektif dan butuhnya individu-individu akan informasi yang relevan dengan pekerjaan mereka. Tidak adanya informasi yang terkait pekerjaan cukup dapat menciptakan konflik dan stres di antara anggora organisasi .“situasi serupa dihadapi oleh siswa yang tidak pernah mendapat informasi tentang persyaratan dan harapan yang di inginkan oleh dosen.

Komunikasi Diagonal

     walaupun mungkin jenis ini adalah jenis komunikai yang paling jarang di gunakan dalam organisasi,komunikasi diagonal (diagonal comunication) penting dalam situasi-situasi di mana para anggotanya tidak dapat berkomunikasi dengan efektif melalui jalur-jalur komunikasi yang konversional. Contohnya, pengawas dalam organisasi besar dapat saja ingin melakukan analisa biaya distribusi. Salah satu bagian dari tugas dikirimkan langsung kepada pengawas tersebut, alih-alih melalui jalur komunikasi yang biasanya melalui dapartemen pemasaran. Karena itu, aliran komunikasi menjadi diagonal dan bukan vertikal maupun horizontal. Dalam kasus ini jalurkomunikasi menjadi diagonal dapat menjadi pilihan yang paling efesien dalam segi waktu dan usaha.

Komunikasi horisontal

   Komunikasi ini terjadi apabila pesan, berita laporan maupun informasi yang di sampaikan oleh si komunikator ke pada si komunikan bertujuan untuk menjalin hubungan baik dengan sesama karyawan maupun bertujuan untuk melakukan koordinasi dalam bekerja.

Komunikasi Satu Arah

     one way traffic , komunikasi satu arah yang artinya komunikasi ini terjadi jika seseorang yang mengirim berita tidak bermaksud untuk menerima umpan balik (respon) dari orang yang menerimanya secara langsung. Jadi hanya bermaksud memberikan informasi atau menyampaikan perintah dari atasan untuk di kerjakan karyawan

 

     A : pengirim berita

     B : penerima berita

 Komunikasi Dua Arah

       Two way traffic : komunikasi yang terjadi diantara seorang dengan orang lain di mana kedua orang tersebut sama-sama aktif dalam memberikan tanggapan. Jadi baik komunikator maupun komunikan sama-sama aktif dalam berinteraksi.

     Two way traffic ini bisa di lakukan diantara sesama teman atau sesama karyawan yang berada dalam tingkatan struktur organisasi yang sama.

 
A : Pengirim berita

B : Penerima berita

 3. Menurut Lawannya :

Komunikasi Satu Lawan Satu

    berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya. Contoh : berbicara melalui telepon.

Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok)

     berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok. Contoh : introgasi maling dengan kelompok hansip, Metting dalam kantor.

Kelompok Lawan Kelompok

    berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain.

---

Contoh: debat partai politik.

 4. Menurut Keresmiannya : 

Komunikasi Formal

            Komunikasi yang dilakukan antara sesama anggota organisasi, yg di sesuaikan dengan urutan / tingkat dalam struktur organisasi.

            Bila komunikasi formal di sampaikan dari atasan ke bawahan komunikasi ini bisanya di gunakan untuk menyampaikan perintah.

            Akan tetapi jika komunikasi di lakukan dari bawahan ke atasan maka komunikasi ini biasanya di gunakan untuk menyampaikan laporan.

Komunikasi informal (the Grapevine)

       Komunikai informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi.

       Komunikasi informal (the grapevine) biasanya di sebarluaskan melaui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang lainnya dalam suatu organisasi . yg dimana kebenarannya tidak bisa di jamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.

Daftar pustaka

Buku pengantar organisasi & metode (oleh widyatmini, izzati amperanningrum, penerbit gunadarma) :

• Ernest dale, Organization, American Management Associaton, New york,1967.
• Fx Soedjadi, Organization and Methods, CV Haji Masagung, Jakarta, 1989.
• Harold Kootz,Cyrill O’onnel,Heinz Weirich, Managemen, Edisi ke delapan, MCGrawHill Kogakusha, Ltd.,Tokyo, 1984.
• Peter Drucker, The practice of Management, Harper &Row, New-York,1984.
• Soekanto Reksohadiprodjo, T. Hani Handoko, Organisasi Perusahaan,yogyakarta,edisi 2,1987.
• Soekanto Reksohadiprodjo, Dasar-dasar manajemen, BPFE, yogyakarta,1984.
• Hani Handoko, Manajemen, BPEF & LMP2M AMP-YKN, Yogyakarta,1984
• Terry, George R, The PrincipleOf Management, Richard D Irwin Inc,Home-Wood Illiois, 1960.

Buku Perilaku Organisasional (oleh Herman Sofyandi & Iwan Garniwa)

Buku Perilaku dan manajemen Organisasi (oleh John M. Ivancevih , Robert Konopaske , Michael T.Matteson)

Prilaku organisasi (oleh sentot imam wahjono)

https://dayensobarna.wordpress.com/2014/11/15/komunikasi-dalam-organisasi/

RECORD RETENTION SCHEDULE

1. PENGERTIAN

                Sebelum kita masuk ke dalam pengertian record retention schedule, maka kita ulang sedikit masalh filing yang sudah dibicarakan pada bab yang ada didepannya,

                Dalam FILING kita bicarakan bagaimana cara menyimpan data-dat ataupun surat-surat perusahaan yang penting, tanpa melihat batas waktu sebenarnya berapa lama papers tersebut seharusnya disimpan. Untuk itu masalah kapan dan perlukah suatu papers disimpan dan kapan seharusnya surat, data maupun laporan sebaiknya dimusnahkan kita perlu mengetahuinya apa yang dinamakan Record Retention Schedule.

Adapun pengertian Record Retention Schedule menurut FX Soedjadi adalah sebagai berikut :

                Record Retention Schedule adalah Suatu kebijakan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan , pemilihan, distribusu ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis record yang mana dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

2. PENGELOLAAN RECORDS

                Pengelolaan records ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu record harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya.

                Bderdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu yang disesuaikan dengan kondisi suatu instansi, keadaan perusahaan, kepentingan records terhadap hasil pengambilan keputusan, biaya yang harus dikeluarkan serta dasar sistem filing yang dipakai maka suatu records bisa ditentukan kapan dan jenis apa yang harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara (temporary storage), dan kapan records tersebut harus disimpan untuk selamanya (permanent storage).

Adapun penggolongan records menurut FX sudadji adalah sebagai berikut :

1.         Records yang tidak penting (nonessential),

2.         Records yang dapat dimanfaatkan (helpful),

3.         Records yang penting (important),

4.         Records yang sangat penting (vital).

1.    Records yang tidak penting

Records yang tidak penting disini dimaksudkan semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dealam waktu yang singkatatau bahkan hanya digunakan dalam beberapa menit saja. Oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan, biaya perawatan, tempat maupun waktu.

Sehingga sebaiknya records yang tidak penting ini dimusnahkan kalau kegunaannya sudah dipakai.

Yang bisa termasuk ke dalam records ini antara lain :

1.                   Nota-nota pembelian barang yang sudah lunas

2.                   Slip-slip surat pendaftaran pegawai

3.                   Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi (misalnya pesta perkawinan, peresmian gedung dsb)

4.                   Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari (misalnya hari libur, kegiatan amal dsb)

5.                   Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin, dan sebagainya.

2.    Records yang tidak dimanfaatkan

Maksud records disini adalah records yang masa penggunaannya dalam waktu yang terbatas  sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan kalu sudah melewati batas waktu kadaluarsa.

Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file sudah dimanfaatkan untuk mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan maka records tersebut sudah dapat dimusnahkan.

Sedangkan  yang termasuk ke dalam records ini adalah sebagai berikut :

a.       Surat-surat undangan rapat

b.      Dokumen-dokumen yang bersifat periodik

c.       Surat-surat keterangan izin dan sakit

d.      Surat-surat dinas ke cabang perusahaan, dan sebagainya.

3.              Records yang penting

Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan atau laporan-laporan ataupun dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaannya dalam jangka waktu yang relatif lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun.

Records ini karena mempunyai usia pemakaina yang relatif lama maka records ini harus dimasukkan ke dalam file yang telah disesuaikan dengan sistem yang dipakai dan memerlukan pemeriksaan yang terus-menerus atau secara kontinou.

Penyimpanan records ini bisa dimasukkan ke dalam almari-almari  atau file kabinet yang mempunyai usia pemakaian sampai sepuluh tahunan, sehingga keamanan file yang disimpan terjamin.

Apabila records tersebut sudah melewati batas waktunya maka records tersebut bisa dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat yang berwenang.

Yang tegolong ke dalam records yang penting adalah :

a.       Dokumen-dokumen penjualan

b.      Laporan-laporan keuangan

c.       Catatan-catatan pembukaan mengenai penerimaan dan pengeluatan masalah keuangan

d.      Wesel-wesel tagih dan sebagainya.

4.              Records yang sangat penting

Records ini yang akan disimpan selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut mati-hidupnya perusahaan misalnya menyangkut segi yuridis atau historis berdirinya perusahaan atau instansi tersebut.

Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpana n yang permanen records-records tersebut  harus melewati proses yaitu dimsukkan terlebih dahulu  ke dalam tempat penyimpanan permanen records yang disimpan ke dalam tempat penyimpanan sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan yang permanen.

Adapun yang termasuk records ini sebagai berikut :

a.       Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai

b.      Surat perjanjian kontrak

c.       Surat-surat asuransi

d.      Surat-surat keputusan

e.      Surat izin pengoperasian kegiatan perusahaan

f.        Surat-surat hak milik perusahaan, dan sebagainya

SUMBER :

http://mumuthvampireelf.blogspot.com/2012/04/record-retention-schedule.html

http://elearning.gunadarma.ac.id/index.php?option=com_wrapper&Itemid=36

Tata kerja, Sistem kerja, dan Prosedure kerja

TATA KERJA , PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA

1.   PENGERTIAN

Dalam mengartikan tata kerja ,prosedur dan sistem kerja akan kita pisahkan pengertian untuk masing – masing supaya jelas dan memahaminya.

• Tata kerja

merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

• Prosedur

            merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana,kapan pekerjaan tsb harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tsb dapat diselesaikan.

• Sistem kerja

merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Ketiganya merupakan kesatuan yang bulat artinya ketiganya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan adanya sistem kerja , tata kerja dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah , terkoodinir dan terkontrol dengan baik.

1. 2.      PRINSIP – PRINSIP PEMAKAIAN TATA KERJA ,PROSEDUR DAN SISTEM KERJA

Prinsip – prinsip yang harus dipenuhi dalam memekai tata kerja ,prosedur dan sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut :

• Tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja harus disusun dengan memperharikan segi – segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

• Untuk mempersiapkan hal – hal itu dengan setepat – tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.

• Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

• Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap – tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.

• Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul – betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseuruhannya menuju kea rah satu tujuan.

• Dan tiap – tiap tahap itu harus betul – betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

• Disamping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang di perlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.

• Tata kerja, procedur kerja, dan system kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.Stabilitas maksudnya bahwa sistem ,tata kerja dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Fleksibelitas artinya bahwa dalam pelaksanannya tidak kaku tetapi harus luwes .

• Perlu diperhatikan bahwa penyusunan system, prosedur, dan tata kerja harus selalu disesuaikan dewngan kemajuan jaman dan teknologi, jadi haru dijaga updatednessnya.

• Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda – tanda atau symbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat – tepatnya.

• Dan akhirnya untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja yang setepat – tepatnya, maka adanya buku – buku pedoman ( manuals )

 Daftar Pustaka :

• http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organis