SISTEM PENJUALAN DALAM UKM BESERTA FLOWCHART

SISTEM PENJUALAN DALAM UKM BESERTA FLOWCHART

Pada tanggal 9 Oktober 2016 saya meriview suatu toko sembako di daerah jatibening, dan saya menginterview kepada pemilik toko tersebut yang bernama bapak Nunu Rudi untuk menanyakan bagaimana sistem penjualannya.

Pertama saya menanyakan tentang produk apa saja yang dijualkan, dan ternyata ditoko tersebut menjualkan berbagai macam produk seperti : Rokok, Mie, Sabun, Makanan Ringan, rempah-rempah (Gula, Terigu, Sagu, Kemiri, Bawang Putih, Kacang Ijo, serta Lada), Minuman, ATK dan masih banyak lagi yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu. Lalu saya menanyakan ada berapa jumlah karyawan ditoko tersebut? Bapak nunu pun menjawab  ada 9 pegawai yang setiap pegawainya dibagi beberapa pekerjaan, seperti 2 orang untuk mengantarkan pesanan barang kesejumlah rumah-rumah, ada pula yang menyadiakan barang pesanan konsumen, dan ada pula yang merapikan barang-barang ditoko tersebut.

Setelah itu saya pun menanyakan kepada bapak Nunu berapa jumlah pendapatan dari usaha toko miliknya itu, beliau pun menjawab pendapatan omset laba bersihnya perhari bisa mencapai sekitar ± Rp. 60.000.000,00. Dan saya pun menanyakan apabila konsumen tidak belanja atau toko sedang berapa penghasilannya? Beliau kembali menjawab pendapatannya bisa mencapai ± Rp. 30.000.000,00.

Lalu setelah itu saya menanyakan kembali berapa jumlah gaji disetiap pegawainya tersebut? Bapak Nunu pun menjawab setiap karyawannya digaji Rp. 800.000 serta 1 bungkus rokok dan uang makan sebesar Rp. 30.000.

Setelah saya menginterview / mewawancarai pemilik toko tersebut. Dan saya akan membuat flowchart dari hasil interview tersebut.

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA UKM

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA UKM

Usaha kecil dan menengah merupakan salah satu kegiatan ekonomi yang dilakukan oleh sebagian besar masyarakat Indonesia.

Keberadaan usaha kecil menengah tersebut harus didukung dan didorong kemampuannya agar tetap eksis,sehingga dapat memperluas kesempatan usaha dan memperluas lapangan pekerjaan. Usaha Kecil Menengah (UKM) mempunyai peran penting dan strategis bagi pertumbuhan ekonomi Negara, baik Negara berkembang maupun negara maju.

Masalah utama yang menjadi focus dalam pengembangan usaha kecil menengah adalah mengenai pengolalan keuangan. Karena banyak usaha kecil dan menengah yang beranggapan bahwa pengelolaan keuangan merupakan hal yang mudah dan sederhana. Namun dalam kenyataannya, pengelolaan keuangan pada UKM membutuhkan keterampilan Akuntansi yang baik oleh pelaku bisnis UKM. Benjamin (1990) berpendapat bahwa kelemahan UKM dalam penyusunan laporan keuangan itu antara lain disebabkan rendahnya pendidikan dan kurangnya pemahaman terhadap Standar Akuntansi Keuangan (SAK).

Sebagaian besar bisnis UKM belum menggunakan sistem akuntansi yang benar. Memang pada kenyataanya, berdagang dengan cara biasa di pasar, dimana hanya mencatat uang keluar dan masuk (buku aliran kas dan stok barang) memang lebih mudah. Tidak dapat dipungkiri, teori dan logika-logika akuntansi terkadang susah untuk dipahami, butuh pemahaman konsep yang benar-benar harus dikuasai. Tentulah lebih mudah bagi para wirausahawan itu berdagang terus, daripada menghabiskan waktunya untuk belajar akuntansi. Namun ternyata akuntansi mempunyai fungsi lain, selain fungsi control belajar akuntansi. Namun ternyata akuntansi mempunyai fungsi lain, selain fungsi control dan panduan pengambilan keputusan pengembangan bisnis.

Sedangkan sistem akuntansi dan keuangan di perusahaan besar tentunya sudah teruji dan mampu menunjang aktivitas perusahaan, sehingga hal ini adalah sebuah tantangan bagi pelaku usaha kecil. Banyak perusahaan kecil yang bergerak di bidang teknologi informasi tidak memiliki sistem akuntansi dan keuangan yang baik. Mereka terlalu fokus kepada bagaimana membuat sebuah produk yang unik, sedangkan sistem akuntansi dan keuangan sering kali dinomorduakan. Hal ini mengakibatkan data keuangan mereka tidak relevan karena dilakukan dengan pencataan seadanya. Sementara sistem akuntansi secara luas tidak hanya menyediakan sistem pencatatan, tetapi merupakan sistem yang digunakan untuk mengolah informasi keuangan sehingga menghasilkan data yang kompeten dan kritis, dan dapat dianalisis lebih lanjut untuk pengembangan perusahaan kedepannya. Walaupun perusahaannya kecil, tetapi dengan standar dan prosedur yang jelas, akan terbentuk alat ukur yang berguna untuk memantau kinerja perusahaan. Dan sebaliknya, tanpa alat ukur yang jelas, perusahaan tidak akan sigap menindaklanjuti perkembangan ataupun kemunduran perusahaan.

Informasi akuntansi mempunyai peranan penting untuk mencapai keberhasilan usaha, termasuk bagi usaha kecil. Informasi akuntansi dapat menjadi dasar yang handal bagi pengambilan keputusan ekonomis dalam pengelolaan usaha kecil, antara lain keputusan pengembangan pasar, penetapan harga dan lain-lain. Penyediaan informasi akuntansi bagi usaha kecil juga diperlukan khususnya untuk akses subsidi pemerintah dan akses tambahan modal bagi usaha kecil dari kreditur (bank). Kewajiban penyelenggaraan akuntansi bagi usaha kecil sebenarnya telah tersirat dalam Undang-undang usaha kecil no. 9 tahun 1995 dalam Undang-undang perpajakan. Pemerintah maupun komunitas akuntansi telah menegaskan pentingnya pencatatan dan penyelenggaraan akuntansi bagi usaha kecil.

Masih banyak usaha kecil menengah (UKM) yang belum menyelenggarakan pencatatan atas laporan keuangan usahanya. Akibatnya, mereka memang sulit mendapatkan kredit sehingga sulit untuk mengembangkan usahanya lebih baik lagi. Terbukti usaha kecil menengah yang telah menerapkan sistem akuntansi dalam usaha mereka memperoleh kemudahan tidak hanya untuk kemudahan kredit dari kreditur, tetapi juga untuk pengendalian aset, kewajiban dan modal serta perencanaan pendapatan dan efisiensi 

biaya-biaya yang terjadi yang pada akhirnya sebagai alat untuk pengambilan keputusan usaha ke depannya. Karena tentunya laporan keuangan badan usaha tersebutlah yang kelak digunakan oleh pihak ekstern maupun intern untuk mengambil tindakan dalam memajukan usaha, misalnya untuk keperluan investor pada pengembangan usaha.

Laporan keuangan merupakan alat yang penting untuk memperoleh informasi mengenai posisi keuangan perusahaan dan hasil usaha yang dicapai oleh suatu perusahaan. Salah satu bentuk informasi yang dapat digunakan untuk mengetahui kondisi dan perkembangan suatu perusahaan adalah laporan keuangan yang dilaporkan setiap akhir periode sebagai laporan pertanggungjawaban atas pengelolaan suatu perusahaan.

Laporan keuangan juga dapat menjadi tolak ukur bagi pemilik dalam memperhitungkan keuntungan yang diperoleh, mengetahui berapa tambahan modal yang dicapai, dan juga dapat mengetahui bagaimana keseimbangan hak dan kewajiban yang dimiliki. Setiap keputusan yang diambil oleh pemilik dalam mengembangkan usahanya akan didasarkan pada kondisi keuangan yang dilaporkan secara lengkap bukan hanya didasarkan pada laba semata.

                             

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BAGI PERUSAHAAN KECIL

Akuntansi sangat penting bagi semua bisnis organisasi. Akuntansi melibatkan memelihara, mencatat audit dan menyiapkan laporan keuangan untuk rumah bisnis. Seperti kebanyakan negara lain, Indonesia perekonomiannya didominasi oleh perusahaan menengah dan kecil yang masih belum terlalu menyadari sepenuhnya kegunaan akuntansi. Secara garis besar, sebuah toko dapat menentukan keadaan keuangannya. Jika menguntungkan, stok barang akan bertambah banyak dan sebaliknya. Tetapi jika ada yang bertanya berapa keuntungan sebenarnya, mereka tidak dapat mengetahuinya.

Keadaan seperti ini banyak sekali dijumpai di mana-mana, tidak hanya di Indonesia. Jika memang ada diterapkan suatu sistem akuntansi, biasanya hanyalah untuk sebuah formalitas.

Pengguna  akuntansi  juga  bervariasi,  dari  yang  sekedar  memahami akuntansi  sebagai: 

1)      alat  hitung  menghitung; 

2)      sumber  informasi  dalam pengambilan keputusan;

3)      sampai ke pemikiran bagaimana akuntansi diterapkan sejalan  dengan  (atau  sebagai  bentuk  pengamalan)  ajaran agama.   

Bila dihubungkan  dengan  kelompok  usaha  kecil  dan  menengah tampaknya pemahaman  terhadap  akuntansi  masih  berada  pada  tataran pertama  dan  kedua yaitu  sebagai  alat  hitung-menghitung  dan  sebagai sumber  informasi  untuk pengambilan keputusan.

Informasi  akuntansi  merupakan  alat  yang  digunakan  oleh  pengguna informasi  untuk  pengambilan  keputusan  ,
terutama  oleh  pelaku  bisnis.  Dimana    informasi  akuntansi  diharapkan  dapat didefinisikan  sebagai  sistem  informasi  yang  bisa  mengukur  dan mengkomunikasikan informasi keuangan tentang kegiatan ekonomi. Informasi  akuntansi  sangat  diperlukan  oleh  pihak  manajemen  perusahaan dalam merumuskan berbagai keputusan dalam memecahkan segala permasalahan yang dihadapi perusahaan. Informasi akuntansi yang dihasilkan dari suatu laporan keuangan berguna dalam rangka menyusun berbagai proyeksi, misalnya proyeksi kebutuhan  uang  kas  di  masa  yang  akan  datang.  Dengan  menyusun  proyeksi tersebut  secara  tidak  langsung  akan  mengurangi  ketidakpastian,  antara  lain mengenai kebutuhan akan kas .

Informasi  akuntansi  berhubungan  dengan  data  akuntansi  atas  transaksi-transaksi  keuangan  dari  suatu  unit  usaha,  baik  usaha  jasa,  dagang  maupun
manufaktur.  Supaya  informasi  akuntansi  dapat  dimanfaatkan  oleh  manajer  atau pemilik usaha, maka informasi tersebut disusun dalam bentuk-bentuk yang sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan. Arus  informasi  akuntansi  keuangan  dari  perusahaan  kecil  sangat bermanfaat  untuk  mengetahui  bagaimana  perkembangan  usaha  perusahaan, bagaimana struktur modalnya, berapa keuntungan yang diperoleh perusahaan pada suatu periode tertentu.

Holmes  dan  Nicholls  (1989)  mengungkapkan  bahwa  informasi  akuntansi yang  banyak  disiapkan  dan  digunakan  perusahaan  kecil  dan  menengah  adalah informasi  yang  diharuskan  menurut  undang-undang  atau  peraturan  (statutory). Selain  itu,  informasi  akuntansi  yang  seharusnya  dibutuhkan  oleh  manajemen perusahaan  kecil  dan  menengah  dalam  pengggunaan  informasi  akuntansi  sangat terbatas  sekali.  Philip  (1977)  mengungkapkan  banyak  kelemahan  dalam  praktik akuntansi  pada  perusahaan  kecil.  Kelemahan  tersebut  disebabkan  oleh  beberapa faktor,  antara  lain  pendidikan  dan  overload  standar  akuntansi  yang  dijadikan pedoman  dalam  penyusunan  pelaporan  keuangan  (William  et.al,  1989;  Knutson dan Henry, 1985; Nair dan Rittenberg, 1983; Wishon, 1985; Murray et al, 1983).

Dari  uraian  tersebut  jelas  bahwa  industri  menengah  banyak  mengalami kesulitan  dalam  memahami  informasi  akuntansi  dengan  baik.  Padahal  dengan semakin  ketatnya  persaingan  bisnis  dalam  era  globalisasi  ekonomi, hanya perusahaan  yang  memiliki  keunggulan  kompetitif  yang  akan  mampu memenangkan  persaingan.  Keunggulan  tersebut  diantaranya  adalah  kemampuan dalam  mengelola  berbagai  informasi,  sumber  daya  manusia, alokasi  dana, penerapan  teknologi,  sistem  pemasaran  dan  pelayanan.  Sehingga  manajemen perusahaan  yang  profesional  merupakan  tuntutan  yang  harus  segera  dipenuhi untuk dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan secara baik.

Informasi akuntansi mempunyai peranan penting untuk mencapai keberhasilan usaha, termasuk bagi usaha kecil (Magginson et al., 2000). Informasi akuntansi dapat menjadi dasar yang andal bagi pengambilan keputusan ekonomis dalam pengelolaan usaha kecil, antara lain keputusan pengembangan pasar, penetapan harga dan lain-lain. Penyediaan informasi akuntansi bagi usaha kecil juga diperlukan khususnya untuk akses subsidi pemerintah dan akses tambahan modal bagi usaha kecil dari kreditur (Bank). Kewajiban penyelenggaraan akuntansi bagi usaha kecil sebenarnya telah tersirat dalam Undang-Undang Usaha Kecil No. 9 tahun 1995 dalam Undang-undang perpajakan. Pemerintah maupun komunitas akuntansi telah menegaskan pentingnya pencatatan dan penyelenggaraan akuntansi bagi usaha kecil.

TUJUAN

Membantu pelaku bisnis usaha kecil dan menengah dalam memahami penerapan sistem akuntansi.

Bertujuan untuk ikut mengembangkan ilmu pengetahuan, tentang usaha kecil dan menengah sebagai wujud nyata keterkaitan dunia perguruan tinggi dalam aspek pengabdian terhadap masyarakat khususnya usaha kecil dan menengah dalam dunia praktis.

       

 MANFAAT

Dapat digunakan sebagai masukan bagi para pelaku usaha kecil khususnya pengusaha batik untuk menerapkan sistem akuntansi di dalam sebuah bisnisnya dan dapat membantu dalam pembuatan laporan keuangan yang berguna sebagai dasar pengambilan keputusan perusahaan

Dapat memperdalam ilmu pengetahuan yang telah di dapat dalam sebelumnya di perkuliahan dan sebagai acuan bagi peneliti selanjutnya, khususnya penelitian yang berkaitan dengan sistem akuntansi UKM.

KEAMANAN DAN KONTROL SISTEM INFORMASI

PENTINGNYA PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI

Pengendalian yang dimaksud dalam makalah ini adalah sejauh mana pengendalian aplikasi mempunyai peran dalam mencegah dan mendeteksi adanya kesalahan-kesalahan  . Sebuah pengendalian dikatakan berhasil ketika kesalahan-kesalahan dapat diminimalisir.

Betapa pentingnya informasi dalam kehidupan manusia, sehingga informasi yang datang tidak boleh terlambat , tidak boleh bias(berat sebelah) harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan relevan dengan penggunanya,sehingga informasi tersebut menjadi informasi yang berkualitas dan berguna bagi pemakainya. Untuk mendapatkan informasi yang berkualitas perlu dibangun sebuah sistem informasi sebagai media pembangkitnya. Sistem informasi merupakan cara menghasilkan informasi yang berguna . informasi yang berguna akan mendukung sebuah keputusan bagi pemakainya.

Pendekatan sistem adalah suatu prosedur langkah demi langkah yang digunakan dalam memecahkan masalah. Tiap langkah mencakup satu keputusan atau lebih, dan untuk tiap keputusan diperlukan informasi.

 PEMBAHASAN

1. I. Pengendalian dalam sistem

Pengendalian dalam sebuah sistem pada dasarnya berarti menjaga agar sistem beroperasi dalam batas prestasi tertentu. Sebuah sistem yang berada dalam kendali  akan beroperasi dalam batas  toleransi yang telah ditentukan.

Keluaran dari sebuah sistem kadang-kadang tidak sesuai dengan keluaran yang semestinya (standar), hal ini membutuhkan pengendalian melalui sistem umpan balik untuk mencari gangguan-gangguan yang menghambat, sehingga terjadi hal seperti itu.

Agar sistem umpan balik itu dapat berjalan baik maka sistem harus memiliki standar keterukuran keluaran, sensor yang dapat menangkap kondisi setiap keluaran, alat yang dapat membandingkan keluaran yang terjadi dengan keluaran standar, serta alat yang bergerak mengoreksi masukan. Oleh karena sistem keorganisasian mempunyai sifat terbuka, berbagai kemungkinan gangguan bisa terjadi dan tidak terduga. Mengingat hal itu manajer harus mampu dan siap menghadapi segala kemungkinan gangguan dalam hal inilah berlaku “hukum variasi kebutuhan pengendalian”. Tentu saja tidak seluruh tanggapan korektif dari sistem umpan balik harus diterima, hal ini akan tergantung kepada kepentingan organisasi, karena itu berlaku fungsi penyaringan. Artinya hal-hal yang tidak prinsipil dan tidak terlalu mengganggu jalannya organisasi tanggapan korektif bisa diabaikan.

Adapun beberapa unsur pengendalian adalah sebagai berikut :

1. suatu standar yang memmemperincikan prestasi yang diharap.hal ini besa berupa anggaran prosedur pengoperasian,atau suatu algoritma keputusan.
2. suatu ukuran prestasi aktual.
3. suatu perbandingan antara prestasi yang diharapkan dan nyata.
4. suatu laporan penyimpangan pada sebuah unit pengendalian, misalnya seorang manajer
5. suatu rangkaian tindakan yang diambil unit pengendalian untuk mengubah prestasi mendatang kalau saat ini ada keadaan yang kurang menguntungkan disertai serangkaian aturan keputusan untuk pemilihan jawaban yang tepat.

II. Pengertian Sistem

Sistem informasi dengan pendekatan sistem manusia/mesin akan memadukan dua unsur, yaitu unsur manusia dengan unsur mesin. Sistem manusia merupakan sistem terbuka dan probabilistik, sedangkan sistem mesin atau komputer merupakan sistem relatif tertutup dan deterministik.

Dengan memadukan dua sistem dengan karakter yang berbeda; maka akan terjadi saling mengisi dan saling melengkapi, sehingga bila salah satu sistem tidak ada, sistem informasi tidak akan jalan; meskipun dalam pelaksanaannya terdapat berbagai jenis kombinasi dari kedua unsur tersebut.

Untuk lebih memahami karakteristik sistem dengan segala seluk-beluk yang terdapat di dalamnya, dilakukan dengan pengunsuran (factoring), dengan demikian akan dapat diketahui sampai bagian-bagian yang sekecil-kecilnya. Dalam menganalisis sistem yang besar dengan jumlah subsistem dan interface yang sangat banyak, akan sangat rumit dilakukan, Untuk menyederhanakan sistem yang besar itu biasa dilaksanakan dengan simplifikasi dan pemisahan.

Sebuah sistem terdiri atas bagian-bagian yang bergabung untuk satu tujuan. Model dasarnya adalah masukan, pengolahan, dan keluaran, tetapi dapat pula dikembangkan hingga menyertakan pula penyimpanan. Sistem dapat terbuka atau tertutup, tetapi sistem informasi biasanya adalah sistem terbuka, berarti menerima beberapa masukan tak terkendali dari lingkunganya.

Beberapa jenis sistem adalah :

1. Sistem Deterministik dan Probabilistik

Disebut deterministik jika sebuah sistem beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat.

Disebut probabilistik jika sistem masih ada kemungkinan-kemungkinan dan ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem.

2. Sistem Tertutup dan Terbuka

Sistem tertutup tidak bertukar materi, informasi atau energi dengan lingkungannya.

Sistem terbuka mengadakan penukaran informasi, materi atau energi dengan lingkungannya.

3. Sistem Manusia/ Mesin

Ada berbagai kemungkinan untuk mengadakan kombinasi antara manusia dan mesin . sistem manusia/mesin dapat mengandalkan mesin dan memakai manusia hanya sebagai monitor atau operasi mesin. Atau pada ekstrim lain, sebuah sistem dapat menekankan pada manusia sehingga mesin hanya melaksanakan peran pendukung seperti menyediakan perhitungan atau mencari data.

III. Pengertian  Informasi

Terdapat perbedaan tentang pengertian informasi dalam percakapan sehari-hari dengan yang digunakan pada sistem informasi manajemen. Pada sistem informasi, istilah informasi mempunyai karakter tersendiri, diantaranya memiliki nilai dalam prosses pengambilan keputusan. Sehubungan dengan itu informasi dapat diartikan sebagai data mentah, data tersusun, atau kapasitas sebuah saluran komunikasi. Selain itu informasi dapat memperkaya penyajian, atau mempunyai nilai kejutan, yaitu mengungkapkan sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak menyangka sebelumnya.

Informasi dapat mengurangi ketidakpastian, karena informasi dapat mengubah kemungkinan-kemungkinan hasil yang diharapkan melalui sebuah keputusan. Berdasar-kan pada hal-hal tersebut di atas, maka informasi dalam SIM dapat didefinisikan sebagai berikut: Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau yang akan datang.

Suatu informasi bisa merupakan bahan jadi bagi pengambil keputusan tahapan tertentu, tetapi bisa pula merupakan bahan mentah bagi pengambil keputusan untuk tahapan berikutnya.

Definisi umum untuk “informasi” dalam pemakaian system informasi adalah sebagai berikut : Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

Informasi, dalam lingkup sistem informasi, memiliki beberapa ciri :

1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah atau palsu sebelumnya.
5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.

Adapun fungsi-fungsi  informasi adalah sebagai berikut :

1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai
2. Untuk mengurangi ketidakpastian  dalam proses pengambilan keputusan  pemakai
3. Menggambarkan  keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

IV. CONTOH-CONTOH KEAMANAN DAN KONTROL PADA SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan bisnis. Oleh sebab itu jenis sistem informasi adalah sebagai berikut :Transaction Processing System (TPS) berfungsi pada level organisasi; Office Automation System (OAS) dan pendukung Knowledge Work System (KWS) yang bekerja pada level knowledge. Sistem-sistem pada level yang lebih tinggi meliputi Sistem Informasi Manajemen (SIM), dan Decision Support System(DSS). Sistem ahli  menerapkan keahlian pembatasan keputusan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan khusus dan terstruktur. Pada level manajemen strategis kita menemukan Executive Support System  (ESS), Group Decision Support System (GDSS), dan yang lebih umum dijelaskan sebagaiComputer Supported Collaboration Work Systems (CSCWS) yang membantu para pembuat keputusan untuk beranekaragaman organisasi tak terstruktur atau semi terstruktur.

1. Transaction Processing System (TPS)

Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data ke sistem komkputer secara manual.

Transaction Processing System merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat peting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali.

2. Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS)

Office Automation System (OAS) mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informsi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau untu memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan  organisasi dan, kadang-kadang, diluar itu. Aspek-aspek OAS yang sudah kita kenal seperti word proessing, spreadsheets, destop, publishing, electronic scheduling dan komunikasi melalui voice mail, email, dan video confrencing.

Knowledge Work System (KWS)   mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sisitem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing Systems; melainkan semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program komputer) dan perangkat keras (komputer, printer, dan lain-lain) agar berfungsi dengan baik, SIM mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Transaction Processing Systems, termasuk analisis keputusan dan pembuatan keputusan.

Untuk mengakses informasi, pengguna SIM membagi basis data biasa. Basis data menyimpan data-data dan model yang membantu pengguna menginterprestasikan dan menerapkan data-data tersebut. SIM menghasilkan output informasi yang digunakan untuk membuat keputusan. SIM juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi, meski tidak berupa suatu struktur tunggal.

4. Decision Support System (DSS)

Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah Decision Support System (DSS). DSS hampir sama dengan SIM tradisional kerena keduanya sama-sama tergantung pada basis data sebagai sumber data. DSS berangkat dari SIM tradisional kerena menekankan pada fungsi mendukung pembuatan keputusan di seluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual masih wewenang eklusif pembuat keputusan. DSS lebih sesuai untuk orang-orang atau kelompok yang menggunakannya daripada SIM tradisional.

. Tugas Pengendalian Dalam Sistem Informasi Yang Terdiri Dari :

Kontrol proses pengembangan.

Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok. Untuk memastikan bahwa CBIS yg diimplementasikan dpt memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai rencana
1. Fase Perencanaan
Mendefinisikan tujuan dan kendala
2. Fase Analisis & Disain
Mengidentifikasi kebutuhan informasi
Menentukan kriteria penampilan Menyusun disain dan standar operasi CBIS
3. Fase Implementasi
Mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima Memastikan apakah memenuhi criteria penampilan Menetapkan prosedur utk memelihara CBIS
4. Fase Operasi & Kontrol
Mengontrol CBIS selagi berevolusi selama fase SLC
Memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan

KONTROL DESAIN SISTEM

Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan,
mendeteksi kesalahan dan mengoreksinya.
Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau
manfaat adalah tingkat pengurangan resiko.
I. Permulaan Transaksi (Transaction Origination)
Perekaman satu elemen data/lebih pada dokumen sumber
1. Permulaan Dokumentasi Sumber
Perancangan dokumentasi
Pemerolehan dokumentasi
Kepastian keamanan dokumen
2. Kewenangan
Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa
3. Pembuatan Input Komputer
Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input
diproses
4. Penanganan Kesalahan
Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg
telah dikoreksi ke record entry
5. Penyimpanan Dokumen Sumber
Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi
bagaimana dapat dikeluarkan

Kontrol pengoperasian sistem.

Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan
keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan
menjadi 5 area :
1. Struktur organisasional
Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis,
Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya
mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.
2. Kontrol perpustakaan
Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana
didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan
media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses
perpustakaan media hanyalah pustakawannya.
3. Pemeliharaan Peralatan
Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer
(CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang
terjadwal / yang tak terjadwal.
4. Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas
Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang
computer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan
penguncian ruang peralatan dan komputer.
5. Perencanaan disaster
i. Rencana Keadaan darurat
Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan
ii. Rencana Backup
Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika
terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal.
iii. Rencana Record Penting
Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan
kopi duplikat.
iv. Rencana Recovery
Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas
komunikasi da pasokan-pasokan.

MENGAMANKAN SUMBER DAYA INFORMASI
Perusahaan melakukan investasi besar dalam sumber daya informasinya
Sumber daya tersebar di seluruh organisasi dan tiap manajer bertanggungjawab atas
sumber daya yang berada di areanya, membuat mereka aman dari akses yang tidak
sah
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-13
Noviyanto, ST Halaman 4

KEAMANAN SISTEM
Tujuan Keamanan Sistem (System Security)
1. Kerahasiaan
Perusahaan berusaha melindungi data dan informasi dari pengungkapan kepada
orang-orang yang tidak berhak
2. Ketersediaan
Tujuan CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yg berwenang untuk
menggunakannya terutama bagi subsistem CBIS yang berorientasi informasi SIM, DSS
dan SP
3. Integritas
Semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang
diwakilinya

ANCAMAN KEAMANAN
1. Pengungkapan tidak sah dan pencurian
Jika database dan software tersedia bagi orangorang yang tidak berwenang untuk
mendapatkan aksesnya, hasilnya dapat berupa kehilangan informasi
2. Penggunaan tidak sah
Orang-orang yang biasanya tidak berhak menggunakan sumber daya perusahaan
3. Penghancuran tidak sah dan penolakan jasa Orang dapat merusak / menghancurkan
hardware dan software menyebabkan terhentinya operasi komputer perusahaan
4. Modifikasi tidak sah
5. Jenis modifikasi yang sangat mencemaskan disebabkan oleh sotware yang merusak
yang terdiri dari program lengkap/segmen kode yg melaksanakan fungsi yang tidak
dikehendaki pemilik system
Dasar untuk keamanan terhadap ancaman oleh oangorang yang tidak berwenang adalah
pengendalian akses karena jika orang tidak berwenang ditolak aksesnya ke sumber daya
informasi, perusakan tidak dapat dilakukan

PENGENDALIAN AKSES
1. Identifikasi pemakai (User Identification)
Pemakai mula-mula mengidentifikasi diri sendiri dengan menyediakan sesuatu yang
diketahuinya seperti kata sandi
2. Pembuktian keaslian pemakai (User Authentication)
Pemakai membuktikan haknya atas akses dengan menyediakan sesuatu yang
menunjukkan bahwa dialah orangnya, seperti tanda tangan
3. Otorisasi pemakai (User Authorization)
User Identification dan User Authentication menggunakan profil pemakai / penjelasan
mengenai pemakai yang berwenang User Authorization menggunakan file
pengendalian akses yang menentukan tingkat-tingkat akses yang tersedia untuk tiap
pemakai
Suatu AUDIT LOG disimpan untuk semua kegiatan pengendalian akses seperti tanggal,
jam serta identifikasi terminal. LOG digunakan untuk menyiapkan laporan keamanan.

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN.

Kelebihanya Antara Lain:

•Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.

•Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.

•Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.

•Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.

•Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Kekurangan Antara Lain:

•Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.

•Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.

•Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).

•Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.

•Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.

•Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).

Saran :

Sebaiknya kita sebagai pengguna system informasi harus tau bagaimana caranya mengamankan sebuah informaasi agar orang lain tidak tau apa yang sedang terjadi, dan kita harus dapat mengontrol sebuah system informasi itu sendiri.

MODEL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.

Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource information system). Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sedangkan  Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan  Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Definisi sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Henry Simamoraadalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas- aktivitas personalia, dan karakteristik- karakteristik unit organisasinya.

Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning(ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

TUJUAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi.

      1.  Meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik.

      2.  Agar lebih strategis dan berhubungan dengan peresncanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial

 KEGUNAAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan dan penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak organisasi, beberapa fungsi penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber daya manusia. diatas aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.

KARAKTERISTIK

Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:

      1.     Timely (tepat waktu)

      2.     Accurate (akurat)

      3.     Concise (ringkas)

      4.     Relevant (relevan)

      5.     Complete (lengkap)

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).

FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA :

Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:

      1.  Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).

SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

      a.  Persiapan

Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/ forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dan sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar tenaga kerja dan sebagainya.

      b.  Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment

Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.

      c.  Seleksi tenaga kerja / Selection

Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup atau (CV) curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.

      d.  Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation

Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.

      e.  Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection.

Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.

      f.   Jenjang karir.

Jenjang karir merupakan tahapan kenaikan jabatan dalam suatu pekerjaan. Hal ini merupakan aspek yang penting bagi para karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan untuk memotifasi karyawan dalam meningkatkan kinerja mereka. Dalam hal ini perusahaan yang profesional akan menetapkan jenjang karir yang pasti bagi para karyawannya. 

      2.  Pendidikan dan Pelatihan.

Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

      3.  Manajemen Data.

Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/ umum, SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

Tahapan Kegiatan Manajemen Data:
a. Program data entry
b. Pedoman data entry
c. Penerimaan kuesioner/hasil lab.
d. Pedoman coding (code book)
e. Pedoman editing
f. Editing & coding
g. Entry data (back up)
h. Penyimpanan kuesioner/hasil lab
i. Pedoman clening data
j. Cleaning data
k. Data siap analisis (back up)

   

      4.  Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.

Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Model SISDM/HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.

Input HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :

    1.SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan. 

    2.Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

    3.Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :

    a) Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

      b) Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.

      c)  Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

      d)  Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

      e)  Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.

      f)   Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Output  HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :

     1. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

     2. Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

     3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

     4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

     5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

     6. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan dengan keluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

CONTOH DALAM BERBAGAI BIDANG SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) :

      1. Informatika. Kemajuan teknologi komputer dan informasi, faktanya juga membuat dunia kejahatan makin canggih. Praktek-praktek pencurian melalui jaringan computer dan internet, seperti pembobolan bank, penipuan transaksi dagang via internet, bahkan pembocoran rahasia sebuah institusi atau negara, juga makin sering terjadi.Kemajuan teknologi komputer dan informasi ini, juga memungkinkan seseorang bisa dirusak kehidupan pribadinya dengan cara penyebarluasan informasi yang tidak benar dan gambar yang direkayasa menggunakan computer dan disebarkan melalui internet. Di beberapa tempat, adanya internet ternyata juga punya dampak negatif bagi banyak orang muda yang dengan mudah mengakses situs pornografi dan informasi yang provokatif dan menghasut dari kelompok-kelompok tertentu. Dan yang terburuk, terbukanya keran informasi akibat majunya teknologi komputer dan informasi ini, membuat mereka yang tak siap menjadi bingung menyikapinya.

      2. Persenjataan. Persenjataan yang canggih juga memiliki dampak negatif. Akibat yang ditimbulkan senjata modern dan canggih, bisa lebih menimbulakn kerusakan dan kerugian yang lebih besar atau korban yang jauh lebih banyak jumlahnya ketimbang senjata konvensional, juga karena dengan itu korban yang dibunuh dapat lebih banyak daripada perang tradisional. Senjata modern dan canggih juga bisa membuat beberapa negara merasa sangat kuat dan ingin menguasai atau memaksakan kehendak pada negara lain. Senjata modern dengan efek penghancur yang dahsyat, seperti senjata dengan uranium dan nuklir, bisa memicu persaingan dan pada tingkat tertentu juga bisa menyulut pecahnya perang. Dewasa ini bahkan banyak riset yang dilakukan untuk menciptakan senjata modern dan canggih dengan daya penghancur luar biasa. Para ahli yang melakukan riset penciptaan senjata itu, tentu juga berpikir untuk menguji senjata hasil buatan mereka. Ini jelas bisa menjadi ancaman. Dalam situasi normal dan tenang, mereka memang akan melakukan pengujian di darah aman dan tanpa penghuni. Tapi siapa yang bisa menjamin bahwa mereka tak pernah berkeinginan untuk menguji senjata mereka dalam kondisi sebenarnya, yakni menjadi mesin perang untuk menghancurkan suatu Negara yang dihuni jutaan manusia. 

      3. Biologi. Teknologi rekayasa di bidang biologi juga mengalami kemajuan yang sangat pesat. Dengan teknologi ini, kalangan ahli biologi kini mampu mengembangkan apa yang disebut sebagai cloning yang bisa diterapkan pada tumbuhan, hewan, dan sangat mungkin juga pada manusia. Dengan rekayasa cloning ini, para ahli memang dapat menciptakan mahluk baru tanpa melalui pembiakan sebagaimana lazimnya. Termasuk dalam menciptakan organ manusia yang diperlukan untuk memperbaiki atau memperbarui organ yang rusak. Namun masalahnya tentu akan lain, juka praktek cloning itu dilakukan untuk menciptakan manusia baru. Keinginan untuk menciptakan manusia tanpa melalui perkawinan seperti ini, bahkan sudah memicu munculnya pro-kontra diantara para ahli yang mendukung dan yang menentangnya. Bila tidak disikapi secara kritis, praktek cloning manusia itu, bisa melahirkan dampak negatif dalam kehidupan manusia sendiri.Dampak terburuk yang bisa terjadi bila praktek cloning manusia itu dibiarkan adalah kemungkinan hilangnya kesadaran bahwa mereka adalah mahluk ciptaan Tuhan. Kenyataan bahwa mereka bisa menciptakan segalanya dengan cloning, bisa jadi justru akan membuat mereka melupakan Sang Pencipta sendiri. Dampak lainnya adalah kemungkinan munculnya sikap superioritas perempuan yang tidak akan membutuhkan laki-laki, karena dapat mencipta manusia sendiri dari dirinya. Hal ini akan mengganggu keseimbangan relasi manusia laki-laki dan perempuan yang diciptakan Tuhan untuk saling membantu dalam suatu perkawinan. Maka tata kehidupan baru akan bergolak.

      4. Lingkungan hidup. Dari banyak pengalaman, kerusakan lingkungan akibat pembangunan industri masih terus terjadi. Sistem pengelolaan limbah industri yang tidak ditata secara tepat dan baik, menyebabkan lingkungan bukan hanya kotor, tapi juga tercemar. Asap dari industri dan juga transportasi juga menyebabkan polusi udara yang mengakibatkan terjadinya penipisan lapisan ozon dan terjadinya pemanasan global.Pengambilan sumber alam secara besar-besaran menggunakan perangkat berteknologi canggih, melahirkan ancaman tidak tersedianya sumber alam bagi generasi mendatang. Penebangan hutan secara besar-besaran yang dilakukan tanpa memperhitungkan akibatnya, menyebabkan terjadinya penggundulan hutan yang juga mendorong makin meningkatnya suhu udara di muka bumi ini. Pembangunan reactor nuklir di tempat yang tidak tepat dan tidak secara teliti direncanakan telah ikut merusak lingkungan dan mengancam kelangsungan hidup banyak orang.
Dari sini tampak bahwa perkembangan teknologi di bidang industri pun perlu memperhatikan pengaturan terhadap lingkungan hidup manusia. Dalam lingkungan tertentu penggunaan teknologi canggih oleh kelompok masyarakat tertentu, juga bisa berakibat kelompok masyarakat yang lain terkalahkan dalam persaingan. Lihat bagaimana penggunaan pukat harimau oleh perusahaan besar telah menyingkirkan dan mematikan nelayan-nelayan tradisional. Akibatnya penduduk tidak dapat hidup layak lagi. Maka terjadi ketidakadilan yang berakibat menyengsarakan orang kecil.

      5. Medis. Kemajuan teknologi kedokteran sangat pesat, banyak peralatan medis yang mutakhir ditemukan. Kecuali dampak yang positif, sudah tampak bahwa peralatan yang modern itu juga membawa dampak negatif. Beberapa rumah sakit yang mempunyai peralatan itu, sering secara mudah menganjurkan pasien, termasuk yang secara ekonomi tak mampu, untuk menjalani diagnosa dengan alat itu meski sebenarnya tidak perlu. Akibatnya mereka harus membayar mahal. Bahkan ada beberapa dokter “memaksakan” tindakan operasi dengan menggunakan peralatan yang canggih, hanya demi mengembalikan investasi pembelian peralatan tersebut. Jadi tindakan yang dilakukan terhadap pasien, tidak lagi didasarkan pada pertimbangan untuk membantu pasien, tapi justru pada alatnya.Dari beberapa contoh di atas menjadi jelas bahwa kecuali dampak positif dari kemajuan sains dan teknologi, juga terdapat banyak dampak negatifnya. Maka kiranya diperlukan suatu aturan main, suatu pembatasan, suatu arah bagi perkembangan teknologi, terutama dalam penggunaan hasil teknologi.

KEUNTUNGAN DENGAN MENERAPKAN SISTEM INFORMASI ADALAH :

·    -  Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani, masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak ahli sistem informasi.

·    -  Lebih praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, efektif, dan efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya.

·    -  Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa pekerja dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.

·    -  Dapat membeli partner/provider sesuai anggaran dan kebutuhan.

·    -  Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai reputasi baik.

·    -  Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya teknologi yang semakin meningkat.

·    -  Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan sistem informasi  tergantung jenis program yang dibeli.

·    -  Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.

·    -  Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi.

·    -  Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai.

   KEKURANGAN DENGAN MENERAPKAN SISTEM INFORMASI ADALAH :

·    -  Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.

·    - Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut.

·    - Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor.

·    - Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.

·    - Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan.

·    - Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan.

·    - Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan.

·    - Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan.

Kesimpulan ;
Yang dapat saya simpulkan adalah dimana bahwa system informasi itu sangat bermafaat bagi sumber daya manusia dimana system informasi di gunakan dalam berbagai bidang untuk kepentingan sumber daya manusia tersebut. Namun kita juga harus kembangkan sumber daya manusia untuk pengetahuan pentingnya system informasi terhadap manusia.
Dan juga harus mengertinya dampak system informasi bagi manusia tersebut bukan hanya keuntungannya saja yang harus di mengerti.

   DAFTAR PUSTAKA :

·    http://ekonomikomiko.blogspot.co.id/2014/05/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html

·    http://702012137.blogspot.co.id/2012/11/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html

·   http://deaandeliasip.blogspot.co.id/2011/02/kekurangan-dan-kelebihan-sistem.html